Kostenvergleich: Flexible Office vs. Traditionelle Bürolösung

Ein Büro kostet mehr als nur die Miete. Das Flexible Office ist die günstige Alternative.

Mit der Frage der Kosten eines Büros beschäftigen wir uns naturgemäss sehr intensiv. Bereits zu den Anfängen von Westhive, also vor rund zwei Jahren, als wir im April 2018 unseren ersten Coworking Space eröffneten, stand für uns die Frage nach den effektiven Kosten eines Arbeitsplatzes jenseits der reinen Büromiete und dem Preis pro Quadratmeter im Fokus.

Die Kosten fürs eigene Büro werden unterschätzt

Zumindest zu einem Schluss sind wir sehr schnell gekommen: die Kosten für das Büro werden unterschätzt. Am besten greift wahrscheinlich eine Analogie aus der Autobranche: die effektiven Kosten für das Auto betragen rund das dreifach der monatlichen Leasingrate. So ist es auch beim Office: die effektiven Kosten fürs Büro betragen das x-fache des reinen Mietpreises. Wieviel teurer wird es am Ende? Das wollen wir versuchen, herauszuarbeiten und eine Beispielrechnung zu machen.

Zu den Kosten der Miete kommen diverse weitere Kosten hinzu

Zu den reinen Mietkosten kommen zunächst die Nebenkosten hinzu. Diese betragen gut und gerne rund 15% des Quadratmeterpreises und beinhalten typischerweise die Kosten für Heizung (und Kälte, falls vorhanden), Warmwasser sowie Betriebskosten wie Hauswartung, Entsorgung, Reinigung von allgemeinen Innen- und Aussenflächen, Schneeräumung etc.

Wird das Büro im Roh- oder Edelrohbau angeboten, fallen auch noch Ausbaukosten an. Diese liegen je nach Ausbaustandard zwischen CHF 1500,- und CHF 2’000,- pro Quadratmeter. Für ein Büro von 150 Quadratmeter Grösse fallen damit Ausbaukosten von über CHF 200’000,- an, welche je nach Mietdauer über die Vertragszeit abgeschrieben werden müssen. Die Schwierigkeit dabei: je kürzer die Mietdauer, desto höher die jährliche Belastung. Anders formuliert: je höher die Flexibilität, desto höher die monatlichen Abschreibungskosten. Ins Gewicht fallen hier auch die Sitzungszimmer: sie benötigen wertvolle Quadratmeter, sind nur selten zu 100% ausgelastet und belasten das Ausstattungsbudget überdurchschnittlich.

Zu den Ausbaukosten kommen noch die Kosten für das Mobiliar. Ein Arbeitsplatz schlägt mit Tisch, Stuhl und Stauraum mit 1000,- bis 1500,- zu Buche. Zu berücksichtigen sind auch die Kosten für die technische Infrastruktur (Internet-Access, WiFi Access Points, Drucker etc.), die Office Ausstattung (Flipcharts, Whiteboards, Aktenvernichter usw.) sowie die diversen Verbrauchsmaterialien. Zu letzterem zählen auch die neudeutschen Consumables: Kaffee, Tee, Wasser usw.

Zu berücksichtigen sind zu guter Letzt noch die Reinigung sowie die Instandhaltung der Räumlichkeiten.

Die Vergleichsrechnung zeigt: flexible Büro-Modelle sind günstiger

Auf dieser Basis haben wir nun die Vergleichsrechnung angestellt. Die kurze Version lautet: ein Büro von 150 Quadratmeter für 10 Mitarbeiter kostet bei einem Mietpreis von CHF 280,- pro Quadratmeter im Jahr inklusive Ausbau bei 5-jähriger Vertragslaufzeit rund 1000,- Franken pro Arbeitsplatz. Es ist fast wie beim Auto-Leasing: es sind nämlich rund dreimal mehr als die reinen monatlichen Mietkosten pro Mitarbeiter. Das ist wenig überraschend. In der internen Verrechnung kalkulieren Unternehmen je nach Lage und Ausstattung der Büros mit monatlichen Kosten von CHF 1500,- bis 2500,- Franken pro Arbeitsplatz, wobei hier auch manchmal die Kosten für IT Hardware berücksichtigt werden. Doch selbst wenn man diese abzieht (mehr als 200,- im Monat kann dies heute beim besten Willen ohnehin nicht sein), liegt man immer noch weit über den 600,- bis 1100,- Franken pro Monat und Arbeitsplatz, die ein Arbeitsplatz bei einem Flex-Space und Coworking Anbieter kostet.

Ein Unternehmen, welches sich für eine Flexible Office Lösung entscheidet, kann gegenüber dem Traditionellen Büromodell bis zu 36% Kosten einsparen (Rechenbeispiel: Firma mit 10 Angestellten, 2 Sitzungszimmer, 5 jährige Mietdauer, 5% jährliches Wachstum).

Kostenvergleich: Flexible Office & Coworking vs. traditionelles Büromodell. [Westhive]

Fehlende Flexibilität ist ein Kostentreiber

Steigender Platzbedarf bei Mitarbeiter-Wachstum. [Westhive]

Die grösste Ersparnis aber liegt in der Flexibilität der Anzahl der Arbeitsplätze. Sie kommt immer zum Tragen, wenn Unternehmen wachsen oder schrumpfen. Rechnet man mit Wachstum, muss die Mietfläche dieses berücksichtigen. Ein Unternehmen, das mit 20% wächst, benötigt nach zwei Jahren rund 50% mehr Platz und muss diesen im traditionellen Office Modell von Anfang an mitmieten – und mitbezahlen. Im besten Fall trifft das Wachstum ein, dann ist das Office nach zwei Jahren immerhin genau richtig gross. Wächst man weiter, wird es aber schnell zu klein. Und bleibt das Wachstum aus, bleibt das Office zu gross. Man bezahlt also entweder zu viel – oder man hat zu wenig Platz.

Fazit: Flexible Office Modelle sparen Geld

Fazit ist: mit dem richtigen Flex-Modell lassen sich in praktisch allen Szenarien unterschiedlicher Team-Grössen und Laufzeiten die Bürokosten reduzieren. Und die eingebaute Flexibilität lässt das Unternehmen «atmen» und die Zahl der Arbeitsplätze an den effektiven Bedarf anpassen.

Unser Bürokosten-Rechner zeigt, welche Einsparungen mit einem flexiblen Mietmodell möglich sind.

Westhive: ORCA Office Rent Calculator & Analytics

Haben Sie Fragen?

Claus Bornholt

CLAUS BORNHOLT

Founder & Partner

Sprechen Sie mit unseren Experten