Calculateur de coûts

Nous sommes arrivés très vite à une conclusion : les coûts du bureau sont sous-estimés. L’analogie la plus parlante est sans doute celle de la branche automobile : les coûts effectifs d’une voiture représentent environ trois fois le montant du leasing mensuel. Il en va de même pour le bureau : les coûts effectifs du bureau sont x fois supérieurs au prix de la location pure. Quel sera le coût final ? C’est ce que nous allons essayer de déterminer à l’aide d’un exemple de calcul.

Aux frais de location proprement dits s’ajoutent tout d’abord les charges. Celles-ci s’élèvent à environ 15 % du prix au mètre carré et comprennent généralement les frais de chauffage (et de climatisation, le cas échéant), l’eau chaude ainsi que les frais d’exploitation tels que la conciergerie, l’élimination des déchets, le nettoyage des surfaces intérieures et extérieures, le déneigement, etc.

Si le bureau est proposé en construction brute ou en construction brute noble, il y a également des frais d’aménagement. Ceux-ci varient entre 1 500 et 2 000 francs par mètre carré, selon le niveau d’aménagement. Pour un bureau de 150 mètres carrés, les coûts d’aménagement s’élèvent donc à plus de 200 000 CHF, qui doivent être amortis sur la durée du contrat en fonction de la durée de location. La difficulté réside dans le fait que plus la durée de location est courte, plus la charge annuelle est élevée. En d’autres termes, plus la flexibilité est grande, plus les coûts d’amortissement mensuels sont élevés. Les salles de réunion pèsent également dans la balance : elles occupent de précieux mètres carrés, ne sont que rarement utilisées à 100 % et pèsent plus lourd que la moyenne sur le budget d’équipement.

Aux coûts d’aménagement s’ajoute le coût du mobilier. Un poste de travail, avec table, fauteuil et espace de rangement, coûte entre CHF 1 000- et 1 500-. Il faut également tenir compte des coûts de l’infrastructure technique (accès à Internet, points d’accès WiFi, imprimantes, etc.), de l’équipement de bureau (tableaux à feuilles mobiles, tableaux blancs, destructeurs de documents, etc. Ces derniers comprennent également les nouveaux consommables tels que le café, le thé, l’eau, etc.

C’est sur cette base que nous nous sommes livrés à un calcul comparatif. La version courte est la suivante : un bureau de 150 mètres carrés pour 10 collaborateurs coûte environ 1000 francs par poste de travail pour un loyer de 280 francs par mètre carré par an, aménagement compris, pour une durée de contrat de cinq ans.

C’est presque comme pour le leasing automobile : c’est en effet environ trois fois plus que les frais de location mensuels purs par collaborateur. Cela n’est guère surprenant. Dans la facturation interne, les entreprises calculent, selon l’emplacement et l’équipement des bureaux, des coûts mensuels de CHF 1 500.- à 2 500.- par poste de travail, en tenant parfois compte des coûts du matériel informatique. Mais même en les déduisant (dans le meilleur des cas, cela ne peut de toute façon pas dépasser CHF 200.- par mois aujourd’hui), on se situe encore bien au-dessus des CHF 600.- à 1 100.- par mois et par poste de travail que coûte un poste de travail chez un fournisseur d’espaces flexibles et de coworking.

Une entreprise qui opte pour une solution de bureau flexible peut économiser jusqu’à 36% de coûts par rapport au modèle de bureau traditionnel (exemple de calcul : entreprise de 10 employés, 2 salles de réunion, durée de location de 5 ans, croissance annuelle de 5%).