Zu den reinen Mietkosten kommen zunächst die Nebenkosten hinzu. Diese betragen gut und gerne rund 15% des Quadratmeterpreises und beinhalten typischerweise die Kosten für Heizung (und Kälte, falls vorhanden), Warmwasser sowie Betriebskosten wie Hauswartung, Entsorgung, Reinigung von allgemeinen Innen- und Aussenflächen, Schneeräumung etc.
Wird das Büro im Roh- oder Edelrohbau angeboten, fallen auch noch Ausbaukosten an. Diese liegen je nach Ausbaustandard zwischen CHF 1500,- und CHF 2’000,- pro Quadratmeter. Für ein Büro von 150 Quadratmeter Grösse fallen damit Ausbaukosten von über CHF 200’000,- an, welche je nach Mietdauer über die Vertragszeit abgeschrieben werden müssen. Die Schwierigkeit dabei: je kürzer die Mietdauer, desto höher die jährliche Belastung. Anders formuliert: je höher die Flexibilität, desto höher die monatlichen Abschreibungskosten. Ins Gewicht fallen hier auch die Sitzungszimmer: sie benötigen wertvolle Quadratmeter, sind nur selten zu 100% ausgelastet und belasten das Ausstattungsbudget überdurchschnittlich.
Zu den Ausbaukosten kommen noch die Kosten für das Mobiliar. Ein Arbeitsplatz schlägt mit Tisch, Stuhl und Stauraum mit 1000,- bis 1500,- zu Buche. Zu berücksichtigen sind auch die Kosten für die technische Infrastruktur (Internet-Access, WiFi Access Points, Drucker etc.), die Office Ausstattung (Flipcharts, Whiteboards, Aktenvernichter usw.) sowie die diversen Verbrauchsmaterialien. Zu letzterem zählen auch die neudeutschen Consumables: Kaffee, Tee, Wasser usw.
Zu berücksichtigen sind zu guter Letzt noch die Reinigung sowie die Instandhaltung der Räumlichkeiten.