Aux frais de location proprement dits s’ajoutent tout d’abord les charges. Celles-ci s’élèvent à environ 15 % du prix au mètre carré et comprennent généralement les frais de chauffage (et de climatisation, le cas échéant), l’eau chaude ainsi que les frais d’exploitation tels que la conciergerie, l’élimination des déchets, le nettoyage des surfaces intérieures et extérieures, le déneigement, etc.
Si le bureau est proposé en construction brute ou en construction brute noble, il y a également des frais d’aménagement. Ceux-ci varient entre 1 500 et 2 000 francs par mètre carré, selon le niveau d’aménagement. Pour un bureau de 150 mètres carrés, les coûts d’aménagement s’élèvent donc à plus de 200 000 CHF, qui doivent être amortis sur la durée du contrat en fonction de la durée de location. La difficulté réside dans le fait que plus la durée de location est courte, plus la charge annuelle est élevée. En d’autres termes, plus la flexibilité est grande, plus les coûts d’amortissement mensuels sont élevés. Les salles de réunion pèsent également dans la balance : elles occupent de précieux mètres carrés, ne sont que rarement utilisées à 100 % et pèsent plus lourd que la moyenne sur le budget d’équipement.
Aux coûts d’aménagement s’ajoute le coût du mobilier. Un poste de travail, avec table, fauteuil et espace de rangement, coûte entre CHF 1 000- et 1 500-. Il faut également tenir compte des coûts de l’infrastructure technique (accès à Internet, points d’accès WiFi, imprimantes, etc.), de l’équipement de bureau (tableaux à feuilles mobiles, tableaux blancs, destructeurs de documents, etc. Ces derniers comprennent également les nouveaux consommables tels que le café, le thé, l’eau, etc.