Westhive
Réserver une visite

Calculateur de coûts

Bureau flexible vs. solution de bureau traditionnelle

Un bureau inclut plus de coûts qu’un simple loyer. Le bureau flexible est l’alternative abordable.

Calculer maintenant

I am a heading

La question du coût d’un bureau est un sujet qui nous préoccupe beaucoup. Dès les débuts de Westhive, c’est-à-dire lorsque nous avons ouvert notre premier espace de coworking en avril 2018, la question du coût effectif d’un poste de travail, au-delà du simple loyer du bureau et du prix au mètre carré, était déjà au centre de nos préoccupations.

I am a button

Le coût du bureau est sous-estimé

I am a heading

Nous sommes arrivés très vite à une conclusion : les coûts du bureau sont sous-estimés. L’analogie la plus parlante est sans doute celle de la branche automobile : les coûts effectifs d’une voiture représentent environ trois fois le montant du leasing mensuel. Il en va de même pour le bureau : les coûts effectifs du bureau sont x fois supérieurs au prix de la location pure. Quel sera le coût final ? C’est ce que nous allons essayer de déterminer à l’aide d’un exemple de calcul.

D'autres frais s'ajoutent au coût de la location

I am a heading

Aux frais de location proprement dits s’ajoutent tout d’abord les charges. Celles-ci s’élèvent à environ 15 % du prix au mètre carré et comprennent généralement les frais de chauffage (et de climatisation, le cas échéant), l’eau chaude ainsi que les frais d’exploitation tels que la conciergerie, l’élimination des déchets, le nettoyage des surfaces intérieures et extérieures, le déneigement, etc.

Si le bureau est proposé en construction brute ou en construction brute noble, il y a également des frais d’aménagement. Ceux-ci varient entre 1 500 et 2 000 francs par mètre carré, selon le niveau d’aménagement. Pour un bureau de 150 mètres carrés, les coûts d’aménagement s’élèvent donc à plus de 200 000 CHF, qui doivent être amortis sur la durée du contrat en fonction de la durée de location. La difficulté réside dans le fait que plus la durée de location est courte, plus la charge annuelle est élevée. En d’autres termes, plus la flexibilité est grande, plus les coûts d’amortissement mensuels sont élevés. Les salles de réunion pèsent également dans la balance : elles occupent de précieux mètres carrés, ne sont que rarement utilisées à 100 % et pèsent plus lourd que la moyenne sur le budget d’équipement.

Aux coûts d’aménagement s’ajoute le coût du mobilier. Un poste de travail, avec table, fauteuil et espace de rangement, coûte entre CHF 1 000- et 1 500-. Il faut également tenir compte des coûts de l’infrastructure technique (accès à Internet, points d’accès WiFi, imprimantes, etc.), de l’équipement de bureau (tableaux à feuilles mobiles, tableaux blancs, destructeurs de documents, etc. Ces derniers comprennent également les nouveaux consommables tels que le café, le thé, l’eau, etc.

Le comparateur de coûts le montre : Les modèles de bureaux flexibles sont plus avantageux

I am a heading

C’est sur cette base que nous nous sommes livrés à un calcul comparatif. La version courte est la suivante : un bureau de 150 mètres carrés pour 10 collaborateurs coûte environ 1000 francs par poste de travail pour un loyer de 280 francs par mètre carré par an, aménagement compris, pour une durée de contrat de cinq ans.

C’est presque comme pour le leasing automobile : c’est en effet environ trois fois plus que les frais de location mensuels purs par collaborateur. Cela n’est guère surprenant. Dans la facturation interne, les entreprises calculent, selon l’emplacement et l’équipement des bureaux, des coûts mensuels de CHF 1 500.- à 2 500.- par poste de travail, en tenant parfois compte des coûts du matériel informatique. Mais même en les déduisant (dans le meilleur des cas, cela ne peut de toute façon pas dépasser CHF 200.- par mois aujourd’hui), on se situe encore bien au-dessus des CHF 600.- à 1 100.- par mois et par poste de travail que coûte un poste de travail chez un fournisseur d’espaces flexibles et de coworking.

Grafik: Zusammensetzung der Kosten einer Büromiete

Une entreprise qui opte pour une solution de bureau flexible peut économiser jusqu’à 36% de coûts par rapport au modèle de bureau traditionnel (exemple de calcul : entreprise de 10 employés, 2 salles de réunion, durée de location de 5 ans, croissance annuelle de 5%).

Le manque de flexibilité est générateur de coûts

I am a heading

Mais la plus grande économie réside dans la flexibilité du nombre de postes de travail. Elle entre toujours en ligne de compte lorsque les entreprises grandissent ou rétrécissent.

Si l’on prévoit une croissance, la surface louée doit en tenir compte. Une entreprise qui croît de 20 % a besoin d’environ 50 % d’espace supplémentaire au bout de deux ans et doit, dans le modèle de bureau traditionnel, le louer dès le début – et le payer en même temps.

Dans le meilleur des cas, la croissance est au rendez-vous et le bureau est alors juste assez grand au bout de deux ans. Mais si la croissance se poursuit, il devient rapidement trop petit. Et si la croissance n’est pas au rendez-vous, le bureau reste trop grand. Soit on paie trop, soit on manque de place.

 
Grafik: Wachstum der Belegschaft

Conclusion : les modèle de bureaux flexibles permet d'économiser de l'argent

I am a heading

En résumé, le bon modèle Flex permet de réduire les frais de bureau dans pratiquement tous les scénarios de tailles d’équipe et de durées différentes. Et la flexibilité intégrée permet à l’entreprise de « respirer » et d’adapter le nombre de postes de travail aux besoins effectifs.

Notre calculateur de coûts de bureau montre quelles économies sont possibles avec un modèle de location flexible.

Calculer maintenant
Screenshot des Kostenrechners ORCA

Vous avez des questions ?

Parlez-en avec nos experts !

  • Claus Bornholt

    Founder & Partner