Warum eine strukturierte Event-Jahresplanung entscheidend ist
Business-Events sind weit mehr als einzelne Termine im Kalender. Sie sind strategische Touchpoints – für Mitarbeitende, Kund:innen, Partner und Stakeholder. Ob Generalversammlung, Workshop, Kundenevent oder Weihnachtsessen: Wer seine Event-Jahresplanung frühzeitig und strukturiert angeht, spart Zeit und Budget, erhöht die Teilnahmequote und steigert die Wirkung jedes einzelnen Events.
Gerade für Unternehmen in der Schweiz, insbesondere in den Wirtschaftsräumen Zürich, Basel, Genf und Zug, lohnt sich eine strategische Jahresplanung. Dieser Guide zeigt, welche Business-Events übers Jahr hinweg relevant sind, wann sie typischerweise stattfinden und was es für eine erfolgreiche Umsetzung braucht – praxisnah und übersichtlich.
Die wichtigsten Business-Events im Jahresverlauf
1. Generalversammlung (GV)
Typischer Zeitraum: Januar bis Juni
Die Generalversammlung ist für viele Unternehmen ein Pflichttermin – insbesondere für Aktiengesellschaften, Genossenschaften oder Vereine. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an Professionalität, Technik und Infrastruktur.
Was es braucht:
- Grosser Event- oder Konferenzraum
- Bühne und professionelle Bestuhlung
- Präsentationstechnik (Screen, Mikrofone)
- Empfangs- und Registrationsbereich
- Optional: Catering oder Apéro
Planungsempfehlung:
- 6–9 Monate im Voraus planen
- Termin und Location früh fixieren
- Technik vorab testen
Für GVs mit vielen Teilnehmenden nutzen Unternehmen bei Westhive grosszügige Eventräume am Zürich Hardturm, in Basel Rosental oder Genf Pont-Rouge – zentral gelegen und technisch voll ausgestattet.
2. Workshops & Strategie-Meetings
Typischer Zeitraum: Ganzjährig, häufig Q1 & Q3
Workshops sind das Rückgrat moderner Zusammenarbeit: Strategie, Innovation, Change, Teamentwicklung. Sie finden oft in kleineren Gruppen statt, profitieren aber stark von inspirierenden Räumen.
Was es braucht:
- Workshop- oder Kreativraum
- Flexible Bestuhlung
- Whiteboards, Flipcharts, Screens
- Tageslicht und gute Akustik
Planungsempfehlung:
- 1–3 Monate im Voraus
- Bewusst ausserhalb des Büros planen
- Verpflegung berücksichtigen
Teams nutzen Workshopräume bei Westhive gezielt für Strategie- oder Innovationstage, um Abstand vom Büroalltag zu gewinnen. Die modularen Räume lassen sich perfekt für jede Nutzung umgestalten.
3. Mitarbeiterschulungen & Verkaufstrainings
Typischer Zeitraum: Frühling & Herbst
Schulungen sind oft Teil der Jahres- oder Quartalsplanung, finden häufig seriell statt und betreffen mehrere Teams oder Standorte.
Was es braucht:
- Seminar- oder Meetingräume
- Präsentationstechnik
- Breakout-Räume
- Gute Erreichbarkeit
Planungsempfehlung:
- 3–6 Monate im Voraus
- Mehrere Termine bündeln
- Hybride Formate mitdenken
Unternehmen mit Teams in mehreren Regionen führen Trainings an verschiedenen Westhive-Standorten durch – mit vergleichbarer Raumqualität in Zürich, Basel, Genf und Zug.
4. Kundenevents & Networking-Events
Typischer Zeitraum: Frühling bis Herbst
Kundenevents stärken Beziehungen, schaffen Nähe und positionieren das Unternehmen als relevante Marke.
Was es braucht:
- Repräsentativer Eventraum
- Flexible Raumgestaltung
- Catering & Apéro
- Branding-Möglichkeiten
Planungsempfehlung:
- 4–6 Monate im Voraus
- Einladung frühzeitig starten
- Klare Zieldefinition
Kundenevents bei Westhive werden häufig als Kombination aus Präsentation und Networking umgesetzt, was durch die Verfügbarkeit von professionellen Eventräumen und Apérobereichen inklusive Catering möglich ist.
5. Tagungen & Konferenzen
Typischer Zeitraum: Ganzjährig, Schwerpunkt Q2 & Q4
Ob interne Fachtagung oder externe Konferenz: Tagungen erfordern präzise Planung und professionelle Infrastruktur.
Was es braucht:
- Grosser Konferenzraum
- Mehrere Breakout-Räume
- Eventtechnik
- Catering
Planungsempfehlung:
- 6–12 Monate im Voraus
- Erfahrung der Location berücksichtigen
- Logistik früh klären
Westhive wird für kompakte Tagungen genutzt, bei denen Plenum, Breakouts und Catering an einem Ort stattfinden – ohne klassischen Kongresshotel-Charakter.
6. Sommerfest
Typischer Zeitraum: Juni bis September
Das Sommerfest ist ein emotionaler Höhepunkt im Unternehmensjahr und fördert den Teamgeist und die Unternehmenskultur.
Was es braucht:
- Eventfläche
- Lockere Bestuhlung
- Catering & Drinks
- Wetter-Backup
Planungsempfehlung:
- 3–5 Monate im Voraus
- Beliebte Termine früh sichern
- Atmosphäre priorisieren
Sommerfeste bei Westhive finden oft in offenen Eventflächen mit Afterwork-Charakter statt und können auch mit dem Aussenbereich oder Terrasse kombiniert werden. Das erfahrene Eventteam hilft auch bei der Ideenfindung. Mit einem breiten Eventinventar, wie z.B. Foodmarket-Ständen oder einer Schiessbude wie an der Chilbi, ist fast alles möglich.
7. Weihnachtsessen & Jahresabschluss
Typischer Zeitraum: November bis Dezember
Das Weihnachtsessen ist einer der beliebtesten, aber auch am stärksten nachgefragten Eventtermine.
Was es braucht:
- Event- oder Diningraum
- Hochwertiges Catering
- Dezente Technik
- Zentrale Lage
Planungsempfehlung:
- 4–6 Monate im Voraus
- Dezember früh buchen
- Format früh festlegen
Unternehmen schätzen bei Westhive die Kombination aus Eventraum und Gastronomie vor Ort – ohne Locationswechsel.
8. Kick-off-Events & Townhalls
Typischer Zeitraum: Januar, Februar oder projektbezogen
Kick-offs setzen den Ton für das kommende Jahr oder neue Projekte.
Was es braucht:
- Grosser Meeting- oder Eventraum
- Präsentationstechnik
- Interaktive Formate
Planungsempfehlung:
- 2–4 Monate im Voraus
- Klare Agenda
Kick-offs werden bei Westhive standortübergreifend umgesetzt – mit konsistentem Setup für verschiedene Regionen der Schweiz, wie Zürich, Basel, Genf und Zug.
Die wichtigsten Fragen zur Event-Jahresplanung
Welche Business-Events sollte ein Unternehmen jährlich planen?
Zu den wichtigsten zählen Generalversammlungen, Workshops, Schulungen, Kundenevents, Tagungen, Sommerfeste, Weihnachtsessen und Kick-offs.
Wann sollte man mit der Event-Jahresplanung beginnen?
Idealerweise 6–12 Monate im Voraus, insbesondere für grosse Business-Events und stark nachgefragte Termine.
Welche Rolle spielt die Location bei Business-Events?
Zentrale Lage, flexible Räume und professionelle Technik sind entscheidend für den Erfolg eines Events.
Welche Städte eignen sich besonders für Business-Events in der Schweiz?
Zürich, Basel, Genf und Zug zählen zu den wichtigsten Business-Hubs mit guter Erreichbarkeit.
Fazit: Event-Jahresplanung als strategisches Tool
Eine strukturierte Event-Jahresplanung schafft Übersicht, Effizienz und Qualität. Unternehmen, die ihre Business-Events ganzheitlich über das Jahr hinweg planen, profitieren von besserer Auslastung, klareren Budgets und wirkungsvolleren Formaten.
Gerade in der Schweiz bieten flexible Event-, Workshop- und Meetingräume an mehreren Standorten einen klaren Vorteil. Anbieter wie Westhive ermöglichen es, unterschiedlichste Business-Events in Zürich, Basel, Genf und Zug professionell umzusetzen – ohne den Fokus vom eigentlichen Eventziel abzulenken.