Pourquoi une planification annuelle structurée des événements est essentielle
Les événements business sont bien plus que de simples dates dans un calendrier. Ils constituent des points de contact stratégiques avec les collaborateurs, les clients, les partenaires et les parties prenantes. Qu’il s’agisse d’une assemblée générale, d’un workshop, d’un événement client ou d’un dîner de fin d’année, les entreprises qui planifient leurs événements de manière anticipée et structurée gagnent du temps et du budget, augmentent la participation et maximisent l’impact de chaque événement.
En Suisse, et en particulier dans les pôles économiques de Zurich, Bâle, Genève et Zoug, une planification annuelle claire est un véritable avantage concurrentiel. Ce guide montre quels événements business sont pertinents tout au long de l’année, à quels moments ils ont généralement lieu et comment les planifier efficacement – de manière pratique et informative.
Les principaux événements business au fil de l’année
1. Assemblée générale (AG)
Période typique : janvier à juin
Pour de nombreuses entreprises, l’assemblée générale est un événement formel et souvent obligatoire, avec des exigences élevées en matière d’organisation, de technologie et d’infrastructure.
Éléments nécessaires :
- Grande salle événementielle ou de conférence
- Scène et disposition en théâtre
- Équipement de présentation (écrans, microphones)
- Zone d’accueil et d’enregistrement
- Restauration en option
Conseils de planification :
- Planifier 6 à 9 mois à l’avance
- Réserver la date et le lieu suffisamment tôt
- Tester la technique avant l’événement
Pour les assemblées générales avec un grand nombre de participants, les entreprises privilégient des lieux centraux et spacieux. Westhive propose de grandes salles événementielles à Zurich Hardturm, Bâle Rosental et Genève Pont-Rouge, toutes équipées d’une infrastructure technique moderne.
2. Workshops & réunions stratégiques
Période typique : toute l’année, souvent au T1 et T3
Stratégie, innovation, transformation, alignement : les workshops jouent un rôle central. Même à petite échelle, l’environnement fait toute la différence.
Éléments nécessaires :
- Salle de workshop ou espace créatif
- Mobilier flexible
- Tableaux blancs, flipcharts, écrans
- Lumière naturelle et bonne acoustique
Conseils de planification :
- Planifier 1 à 3 mois à l’avance
- Choisir un lieu en dehors du bureau habituel
- Prévoir de la restauration pour maintenir l’énergie
Les équipes utilisent régulièrement les espaces de workshop chez Westhive pour des journées stratégiques et innovantes, profitant d’une grande flexibilité des salles et d’un cadre professionnel et inspirant.
3. Formations internes & formations commerciales
Période typique : printemps et automne
Les formations font souvent partie de la planification annuelle ou trimestrielle et se déroulent fréquemment en série pour plusieurs équipes ou sites.
Éléments nécessaires :
- Salles de séminaire ou de réunion
- Équipement de présentation
- Salles de sous-groupes
- Bonne accessibilité pour les participants
Conseils de planification :
- Planifier 3 à 6 mois à l’avance
- Regrouper plusieurs sessions
- Envisager des formats hybrides
Les entreprises présentes dans plusieurs régions organisent leurs formations sur différents sites Westhive, bénéficiant d’une qualité d’espaces homogène à Zurich, Bâle, Genève et Zoug.
4. Événements clients & networking
Période typique : du printemps à l’automne
Les événements clients renforcent les relations, créent de la proximité et positionnent l’entreprise comme une marque crédible et pertinente.
Éléments nécessaires :
- Salle événementielle représentative
- Configuration flexible de l’espace
- Restauration
- Possibilités de branding
Conseils de planification :
- Planifier 4 à 6 mois à l’avance
- Lancer les invitations suffisamment tôt
- Définir des objectifs clairs
Chez Westhive, les événements clients sont souvent conçus comme un mélange de présentations et de networking, soutenus par des espaces événementiels professionnels et des options de restauration sur place.
5. Conférences & journées professionnelles
Période typique : toute l’année, avec un pic aux T2 et T4
Qu’il s’agisse de conférences internes ou externes, ces événements nécessitent une infrastructure fiable et une coordination précise.
Éléments nécessaires :
- Grande salle de conférence
- Plusieurs salles de sous-groupes
- Equipements techniques professionnels
- Restauration pour les pauses et le déjeuner
Conseils de planification :
- Planifier 6 à 12 mois à l’avance
- Choisir un lieu avec expérience événementielle
- Clarifier la logistique en amont
Westhive séduit par son approche tout inclus : un lieu unique pour les séances plénières, les ateliers et la restauration, dans un cadre moderne et non conventionnel.
6. Fête d’été
Période typique : juin à septembre
La fête d’été est souvent un moment fort de l’année, favorisant la cohésion d’équipe et la culture d’entreprise.
Éléments nécessaires :
- Espace événementiel
- Mobilier au design chaleureux et moderne
- Restauration
- Espace extéreur avec solution de repli en cas de mauvais temps
Conseils de planification :
- Planifier 3 à 5 mois à l’avance
- Réserver sans tarder les dates les plus demandées
- Mettre l’accent sur l’ambiance plutôt que sur l’agenda
Chez Westhive, les fêtes d’été se déroulent souvent dans des espaces ouverts avec une ambiance afterwork et peuvent être combinées avec des terrasses ou des espaces extérieurs. L’équipe événementielle accompagne également la conception de formats créatifs.
7. Repas de Noël & événement de fin d’année
Période typique : novembre à décembre ou janvier
Les repas de Noël comptent parmi les plus demandés du calendrier événementiel.
Éléments nécessaires :
- Salle événementielle ou espace de restauration
- Restauration de qualité
- Équipement technique
- Facile d’accès
Conseils de planification :
- Planifier 4 à 6 mois à l’avance
- Les dates de décembre se remplissent rapidement
- Définir le format tôt
Les entreprises apprécient chez Westhive la combinaison d’un espace événementiel et d’une restauration sur place, garantissant une organisation fluide sans changer de lieu.
8. Kick-off & town halls
Période typique : janvier, février ou selon les projets
Les événements de kick-off permettent d’harmoniser les objectifs des équipes et de définir les priorités stratégiques.
Éléments nécessaires :
- Grande salle de réunion ou événementielle
- Équipements audiovisuels modernes
- Formats interactifs
Conseils de planification :
- Planifier 2 à 4 mois à l’avance
- Préparer un agenda claire
Les kick-offs et town halls sont fréquemment organisés sur plusieurs sites Westhive, permettant une mise en place cohérente pour les équipes dans différentes régions de Suisse.
Questions fréquentes sur la planification annuelle des événements
Quels événements business une entreprise devrait-elle planifier chaque année ?
Assemblées générales, workshops, formations, événements clients, conférences, fêtes d’été, dîners de Noël et événements de kick-off font partie des formats clés.
Quand commencer la planification annuelle des événements ?
Idéalement 6 à 12 mois à l’avance, en particulier pour les grands événements et les dates très demandées.
Quel rôle joue le lieu dans la réussite d’un événement business ?
Un emplacement stratégique, des espaces flexibles et une technologie moderne sont des facteurs déterminants.
Quelles villes suisses sont idéales pour les événements business ?
Zurich, Bâle, Genève et Zoug figurent parmi les principaux hubs économiques avec une excellente accessibilité.
Conclusion : la planification annuelle des événements comme outil stratégique
Une planification annuelle structurée des événements apporte clarté, efficacité et qualité. Les entreprises qui considèrent leurs événements business comme un ensemble cohérent sur l’année bénéficient d’un meilleur contrôle budgétaire et d’un impact renforcé.
En Suisse, des espaces événementiels, de workshop et de réunion flexibles sur plusieurs sites représentent un avantage clé. Des prestataires comme Westhive permettent d’organiser une grande variété d’événements business à Zurich, Bâle, Genève et Zoug, de manière professionnelle et sans détourner l’attention de l’objectif principal de l’événement.