Checkliste: So planen Sie einen erfolgreichen Business-Event

Ein Event bietet einem Unternehmen die Gelegenheit, sich bei seinen Kunden, Partnern und Mitarbeitenden im besten Licht zu präsentieren und einen nachhaltigen Eindruck zu hinterlassen. Damit ein solcher Event ein Erfolg wird, muss er allerdings sorgfältig geplant werden. Dieser Artikel fasst die wichtigsten Punkte zusammen, die Sie bei der Vorbereitung Ihres Business-Events beachten sollten.

Zieldefinition

Bevor man an die Detailplanung geht, braucht es ein klares Verständnis davon, welchen Zweck der Event erfüllen soll und welche Ziele man damit erreichen will. Handelt es sich um eine Produktpräsentation, eine Medienkonferenz, eine Jubiläumsfeier, eine Mitarbeiterschulung, eine Generalversammlung, eine Partnertagung oder einen reinen Networking-Event? Will man ein neues Angebot präsentieren, Wissen vermitteln, den Absatz fördern, Public Relations betreiben oder ganz einfach einen netten Abend mit seinen Stakeholders verbringen?

Auch die Zielgruppe muss klar definiert sein. Sie bestimmt nicht nur, wer eingeladen wird und wie man den Event bewirbt, sondern auch Ort, Grösse und Ausstattung der Location. Auch die Botschaften und Inhalte, die durch den Event vermittelt werden sollen, müssen auf die Zielgruppe zugeschnitten sein.

Checkliste

• Ziele des Events definieren
• Zielgruppe klären
• Botschaften/Inhalte festlegen

Budgetplanung

Ohne zu wissen, welches Gesamtbudget zur Verfügung steht, ist es kaum möglich, einen Event vernünftig zu planen. Umgekehrt ist es schwierig, ein Gesamtbudget festzulegen, wenn man noch nicht weiss, welche Kosten im Einzelnen auf einen zukommen. Im Zweifelsfall lohnt es sich, einen Event-Manager beizuziehen, der auf Erfahrungswerte zurückgreifen kann.

Zu bedenken ist, dass die Raummiete nur einen kleinen Teil der Kosten ausmacht. Folgende Posten gehören typischerweise in ein Event-Budget:

• Marketing
• Raummiete
• Technik (Mikrofone, Audioanalage, Beamer etc.)
• Branding und Dekoration
• Getränke und Verpflegung
• Personal
• Geschenke und Give-aways
• Reserve

Checkliste

• maximales Budget definieren
• Budget-Posten gemäss obiger Liste definieren und schrittweise detaillieren
• Puffer für unerwartete Ausgaben einkalkulieren

Terminfindung

Es lohnt sich, den Termin für eine Veranstaltung frühzeitig festzulegen. Gute Locations für Business-Events werden oft Monate im Voraus gebucht – wenn Sie kurzfristig geeignete Räumlichkeiten suchen müssen, haben Sie mehr Aufwand und weniger Auswahl. Auch von den Teilnehmern werden Sie weniger Absagen erhalten, wenn Sie den Termin frühzeitig ankündigen.

Ebenso wichtig ist, dass Sie das Datum nicht einfach aus dem Bauch heraus festlegen, sondern sich sehr genau überlegen, ob es für Ihre Zielgruppe günstig ist. Wenn Sie Ihren Event in die Schulferien oder auf den Vorabend eines Feiertags legen, werden Sie zwangsläufig mehr Absagen oder No-Shows haben. Achten Sie auch darauf, dass Ihnen keine anderen Veranstaltungen wie z.B. Volksfeste, Sportanlässe oder Messen Konkurrenz machen. Selbst der Wochentag kann einen Einfluss darauf haben, wie gut Ihr Anlass besucht ist.

Checkliste

• Verfügbarkeit von Event Locations frühzeitig abklären
• Daten von Ferien, Grossanlässen und Branchenevents berücksichtigen
• geeigneten Wochentag wählen
• Uhrzeit der Zielgruppe anpassen
• Termin frühzeitig kommunizieren

Location-Check

Hat man einmal eine Shortlist mit Event Locations erstellt, ist ein Ortstermin unerlässlich. Nur so bekommt man ein Gefühl für die Räumlichkeiten und erkennt deren Vor- und Nachteile. Bei dieser Gelegenheit kann man auch gleich die Erreichbarkeit mit dem ÖV, die Parkplatzsituation, die Beschilderung, die Bestuhlung, die Beleuchtung, die technische Ausstattung, die Toiletten und weitere Details prüfen. Allein aufgrund einer Website oder einer Broschüre sollte man keinesfalls Räumlichkeiten buchen. Bei dieser Gelegenheit kann man auch gleich die Betreiber der Location kennenlernen und sich ein Bild über deren Qualitäten machen.

Checkliste

• Anreise prüfen (ÖV-Anbindung, Parkplatzsituation, Auffindbarkeit)
• Beleuchtung und Belüftung prüfen
• technische Ausstattung abklären (Mikrofone, PA-System, Beamer, Internet-Zugang)
• Qualität und Flexibilität der Möblierung prüfen
• Nebenräume und Toiletten inspizieren

Teilnehmer-Management

Bei einem Event geht es einzig und allein um die Teilnehmenden. Sie gut zu managen ist deshalb zentral für den Erfolg einer jeden Veranstaltung. Je nach dem, ob Sie nur eine Ihnen bereits bekannte Personengruppe einladen oder einen öffentlichen Event planen, ist das Vorgehen unterschiedlich. Im ersten Fall werden Sie in Ihrer Adressdatenbank die geeigneten Personen selektionieren und anschreiben. Im zweiten Fall werden Sie eine Kampagne planen, um die definierte Zielgruppe auf Ihren Event aufmerksam zu machen.

In beiden Fällen brauchen Sie einen Prozess, um Anmeldungen (und Abmeldungen) zu sammeln. So können Sie nicht nur die Namen der Teilnehmenden speichern, sondern auch zusätzliche Informationen erheben. Und nur so bekommen Sie eine Vorstellung davon, wievielen Personen erwarten dürfen (auch wenn Sie – je nach Art des Events – mit einer gewissen No-Show-Rate rechnen müssen) und können bei Bedarf die Anzahl der Anmeldungen limitieren. Und falls Sie den Event kurzfristig absagen müssen, haben Sie immerhin die Kontaktdaten aller Teilnehmenden, um Sie rechtzeitig zu informieren.

Checkliste

• Einladungsliste erstellen
• ggf. Marketing-Kampagne planen
• Vorankündigung (Save the date) versenden
• Einladung versenden
• Reminder versenden
• Anmeldeprozess implementieren
• Anmeldungen laufend überwachen

Ablaufplanung

Je grösser der Event und je mehr Personen bei der Durchführung involviert sind, desto wichtiger ist eine gründliche Planung des Ablaufs. Ab wann treffen die ersten Gäste ein? Wann wird die Veranstaltung offiziell eröffnet? Welche Ansprachen, Präsentationen, Darbietungen sind geplant? Wann gibt es Pausen, wann erfolgt das Catering? Und bis wann muss die Location spätestens wieder geräumt sein?

Zu bedenken ist, dass sich nicht alles auf die Minute genau planen lässt. Vielleicht überzieht ein Redner seinen Zeit-Slot, vielleicht sorgt ein technisches Problem für eine Verzögerung, vielleicht wollen die Teilnehmenden etwas länger netzwerken und verlängern so die Pause. Planen Sie also Puffer ein und überlegen Sie sich im Voraus, wie Sie im Notfall Zeit gutmachen können.

Die Ablaufplanung sollte auch Informationen für die technische Crew enthalten. Wann soll der Saal verdunkelt werden? Für welche Teile werden wieviele Mikrofone auf der Bühne benötigt? Wann müssen welche PowerPoint-Slides oder Videos projiziert werden? Wann müssen Playbacks oder Jingles eingespielt werden?

Checkliste

• Ablaufplan mit klaren Zeitangaben erstellen
• Aufgaben für eigenes und externes Personal in den Zeitplan integrieren
• Pausen einplanen

Catering

Je nach Art Ihres Events werden Sie Ihre Gäste mit Getränken, Häppchen, Früchten und Süssigkeiten oder auch einem kompletten Menü bei Laune halten wollen. Hier ist ebenfalls eine sorgfältige Planung erforderlich, sowohl was das Angebot, die Mengen als auch das Timing angeht. Dabei ist zu bedenken, dass ein grösseres Catering einiges an Infrastruktur benötigt, etwa Küchen- und Lagerräume, Kühlschränke und Abwaschmaschinen. Auch der Personalaufwand ist beim Catering nicht zu unterschätzen, damit sowohl der Service als auch der Abwasch zügig verlaufen.

Idealerweise ist der Vermieter der Event-Location auch gleich Ihr Ansprechpartner für das Catering. So entfällt eine zusätzliche Schnittstelle, und der Caterer ist bereits mit der Location vertraut. Falls Sie ein externes Catering benötigen, sollten sie den Lieferanten zu einem Ortstermin einladen, damit er sich ein Bild von der Infrastruktur machen kann.

Bei der Auswahl der Speisen und Getränke gilt es, die unterschiedlichen Bedürfnisse der Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu berücksichtigen. Insbesondere Gäste, die sich vegetarisch bzw. vegan ernähren oder Allergien haben, werden das zu schätzen wissen.

Checkliste

• Angebot an Getränken und Speisen festlegen
• Catering-Anbieter auswählen
• vorhandene Infrastruktur (Küchen- und Nebenräume) abklären
• Servicepersonal engagieren
• Catering in Ablaufplanung integrieren

Dekoration und Branding

Bei einem Business-Event soll Ihr Unternehmen als Veranstalter klar erkennbar sein. Am einfachsten erreichen Sie dies über Roll-Ups, PowerPoint-Slides, Handouts und Namensschilder im Corporate Design. Lanyards, Schreibblöcke, Stifte, Getränkeflaschen, Mugs und Tragtaschen, die an die Gäste abgegeben werden können, bieten weitere Branding-Möglichkeiten, haben aber unter Umständen längere Lieferfristen und müssen deshalb frühzeitig bestellt werden.

Ein Event ist immer auch eine Gelegenheit, um sein Produkte und Dienstleistungen zu präsentieren – ähnlich wie an einer Messe. Für eine professionelle Präsentation brauchen Sie unter Umständen einen Profi, wie Sie ihn auch für die Gestaltung eines Messeauftritts beiziehen würden. Zudem brauchen Sie in Ihrer Event Location genügend Platz, damit eine solche Präsentation ihre Wirkung entfalten kann.

Überlegen Sie sich auch, wie sie den Raum dekorieren wollen, um ihm eine persönliche Note zu verleihen. Blumenschmuck verfehlt seine Wirkung nie, aber vielleicht finden Sie eine kreativiere Lösung, die besser zu Ihrem Anlass passt. Auch hier zahlt sich eine gute Planung aus.

Checkliste

• Roll-Ups gestalten und produzieren lassen
• PowerPoint-Vorlagen an alle Präsentator:innen verteilen
• Namensschilder produzieren
• ggf. gebrandete Lanyards, Stifte, Flaschen etc. bestellen
• Raumdekoration definieren und beschaffen
• Auf- und Abbau organisieren

Nachbereitung und Erfolgsmessung

Auch nach einem Event gibt es noch einige Dinge zu erledigen, die Sie ebenfalls auf Ihre Checkliste gehören. Zunächst sollten Sie dafür sorgen, dass die Teilnehmer:innen den Event in bester Erinnerung behalten: Bedanken Sie sich per E-Mail und/oder Social Media für die Teilnahme und teilen Sie einige Fotos oder Videos. Je nach Art des Anlasses können Sie auch über eine kleine Online-Umfrage um Feedback zu Ihrem Event bitten.

Auch die Auswertung der No-Shows sowie das Festhalten der Lessons Learned gehört zur Nachbereitung. Vor allem aber sollten Sie sich fragen, ob die gesetzten Ziele (siehe Punkt 1) erreicht wurden.

Checkliste

• Dank an Referent:innen, Teilnehmende, Mitarbeitende
• ggf. Online-Formular für Feedbacks
• Dokumentation des Events (Fotos, Videos, Blog-Artikel, Social Media Posts)
• statistische Auswertung
• Dokumentation der Lessons Learned