In wirtschaftlich unsicheren Zeiten sparen die Unternehmen. Schnell steht dabei die Zahl der Mitarbeiter im Fokus. Beim zweitgrössten Kostenblock, den Büroflächen, wird hingegen kaum an der Kostenschraube gedreht. Langfristige Verträge von häufig 5, 10 oder mehr Jahren schränken den Spielraum nahezu komplett ein. Grund genug, bei Ablauf eines bestehenden Vertrags oder bei der erstmaligen Anmietung von Büroflächen auf ein flexibles Modell zu setzen.
Im angelsächsischen Raum, aber auch in Skandinavien oder den Niederlanden, ist der Coworking-Trend schon deutlich fortgeschrittener als in der Schweiz: Flexible Workspace, auch Space-as-a-Service genannt, gehört dort in manchen Zentren bereits für über 50 Prozent der Unternehmen zum Alltag. Doch mittlerweile nimmt der Trend zu flexibel mietbaren Büroflächen auch in der Schweiz Fahrt auf. Populierten vor wenigen Jahren vor allem Startups sowie Tochtergesellschaften ausländischer Konzerne die sogenannten flexiblen Workspaces, so setzen heute vermehrt auch Schweizer Unternehmen auf flexible Büroflächen. Konzerne mieten private, aber flexibel miet- und kündbare Büros für ganze Teams, manche KMUs setzen sogar ganz auf flexible Büroflächen.
Es sind vier entscheidende Vorteile, die für ein flexibles Büromietmodell in einem Coworking Space sprechen:
1. Vertragliche Flexibilität
Pandemie, technischer Fortschritt, regionale oder globale Krisen – die Welt ist unvorhersehbarer geworden. Da ist es als Unternehmen schwierig, langfristige Vorhersagen zu treffen. Ehrgeiziges Wachstum kann sich über Nacht als zu ambitioniert erweisen. Oder – erfreulicher – man wächst schneller als erwartet. Beide Szenarien sind Gift für eine langfristige Planung des Platzbedarfs. Hybride, flexible und mobile Arbeitsformen erschweren die Planung zusätzlich. Im schlechtesten Fall ist das Büro immer zu klein oder zu gross. Flexible Büroflächen schaffen hier die notwendige Anpassungsfähigkeit. Auf kurz- wie langfristigen Platzbedarf lässt sich flexibel reagieren – und das Unternehmen zahlt nur für das, was es benötigt.
2. Ausstattung & Infrastruktur
Flexible Workspaces bieten häufig ein Vielfaches an Infrastruktur im Vergleich zu eigenen Büroflächen. Sitzungszimmer, Besprechungskabinen, Telefonzellen, Fokuszonen – praktisch jede Form der Arbeit und Zusammenarbeit wird ermöglicht. Und noch einiges darüber hinaus. Westhive bietet als eine der grössten Anbieterinnen flexibler Büroflächen in der Schweiz bietet in ihren Räumlichkeiten hauseigene Restaurants, Fitnessräume, Duschen und sogar einen Gaming-Room für Fans von Videospielen an. Nur wenige Unternehmen verfügen über eine ähnliche Infrastruktur – und bekunden entsprechend Mühe, die Mitarbeiter zurück ins Office zu holen.
3. Hohe Convenience
Büromiete und Büro-Management benötigen Ressourcen und Zeit. Flexible Büroflächen hingegen können meist ohne Vorlauf bezogen werden – und werden vom Anbieter bewirtschaftet. Aufwand für Instandhaltung, Organisation von Verbrauchsmaterialien aber auch Kontakt mit typischen Anlaufstellen wie Hausmeister oder Verwaltung entfallen. Die frei werdenden Ressourcen können anderweitig genutzt werden oder entfallen komplett.
4. Tiefere Kosten
Die Kosten für eigene Büroflächen werden häufig unterschätzt. Meist betragen sie ein Vielfaches der reinen Miete. In der Schweiz kostet ein voll ausgestatteter Arbeitsplatz für einen Mitarbeiter rund 1’500 bis 2’000 Franken, je nach Lage und Ausbau gar noch mehr. Hingegen liegen die Kosten bei Anbietern flexibler Büroflächen deutlich darunter. Ein Teambüro für 4 Personen bei Westhive in Basel beispielsweise kostet 3’400 Franken. Der Preis pro Arbeitsplatz in einem solchen privaten Büro liegt somit bei 850 Franken. Einzelne fixe Plätze können sogar bereits für 620 Franken gemietet werden. Je nach Situation und Bedürfnis liegt man hier also deutlich günstiger als im herkömmlichen Mietmodell.
Fazit: Flexibilität, Kostenvorteile und Produktivität
Flexible Workspaces liegen im Trend. Sie bieten Flexibilität in wirtschaftlich unsicheren Zeiten. Unternehmen können den Platzbedarf an die jeweiligen Bedürfnisse anpassen. Nebst den reinen Kostenvorteilen bieten sie viele Annehmlichkeiten, die Mitarbeiter schätzen und das Management entlasten.
Die Vorteile bei Westhive
- Kurze Kündigungsfristen schaffen Flexibilität.
- Das Büro passt sich dem Platzbedarf an – man zahlt nur den Platz, den man benötigt.
- Teure Extras wie Sitzungszimmer mit Equipment für Videokonferenzen stehen «on demand» zur Verfügung.
- Es gibt passende Räume für jede Arbeitssituation, von der Telefonzelle bis zum Workshop-Raum.
- Annehmlichkeiten wie ein Restaurant, Gym oder Duschen