En période d’incertitude économique, les entreprises font des économies. Le nombre de collaborateurs est rapidement au centre des préoccupations. En revanche, le deuxième poste de dépenses le plus important, les surfaces de bureaux, n’est guère touché. Les contrats à long terme, souvent de 5, 10 ans ou plus, limitent presque totalement la marge de manœuvre. Une raison suffisante pour miser sur un modèle flexible à l’expiration d’un contrat existant ou lors de la première location de surfaces de bureaux.
Dans les pays anglo-saxons, mais aussi en Scandinavie ou aux Pays-Bas, la tendance au coworking est déjà nettement plus avancée qu’en Suisse : l’espace de travail flexible, également appelé space-as-a-service, y fait déjà partie du quotidien de plus de 50 pour cent des entreprises dans certains centres. Mais entre-temps, la tendance aux surfaces de bureaux à louer de manière flexible prend également de l’ampleur en Suisse. Alors qu’il y a quelques années, les espaces de travail flexibles étaient surtout populaires auprès des start-up et des filiales de groupes étrangers, les entreprises suisses misent aujourd’hui de plus en plus sur les espaces de travail flexibles. Les grands groupes louent des bureaux privés, mais flexibles en termes de location et de résiliation, pour des équipes entières, et certaines PME misent même entièrement sur les espaces de bureaux flexibles.
Il y a quatre avantages décisifs qui parlent en faveur d’un modèle de location de bureau flexible dans un espace de coworking :
1. Flexibilité contractuelle
Pandémie, progrès technique, crises régionales ou mondiales – le monde est devenu plus imprévisible. Il est donc difficile pour une entreprise de faire des prévisions à long terme. Une croissance ambitieuse peut s’avérer trop ambitieuse du jour au lendemain. Ou – plus réjouissant – on croît plus vite que prévu. Ces deux scénarios sont un poison pour la planification à long terme des besoins en espace. Les formes de travail hybrides, flexibles et mobiles compliquent encore la planification. Dans le pire des cas, le bureau est toujours trop petit ou trop grand. Les espaces de bureaux flexibles créent ici la capacité d’adaptation nécessaire. Il est possible de réagir de manière flexible aux besoins d’espace à court et à long terme – et l’entreprise ne paie que pour ce dont elle a besoin.
2. Equipements & infrastructure
Les espaces de travail flexibles offrent souvent une infrastructure plusieurs fois supérieure à celle des bureaux individuels. Salles de réunion, cabines de conférence, cabines téléphoniques, zones de concentration – pratiquement toutes les formes de travail et de collaboration sont possibles. Et bien plus encore. Westhive, l’un des plus grands fournisseurs d’espaces de bureaux flexibles en Suisse, propose dans ses locaux des restaurants internes, des salles de fitness, des douches et même une salle de jeux pour les fans de jeux vidéo. Peu d’entreprises disposent d’une infrastructure similaire – et ont donc du mal à faire revenir leurs collaborateurs au bureau.
3. Confort élevé
La location et la gestion de bureaux nécessitent des ressources et du temps. En revanche, les bureaux flexibles peuvent généralement être occupés sans délai – et sont gérés par le fournisseur. Les frais d’entretien, l’organisation des consommables et les contacts avec les points de contact typiques tels que le concierge ou l’administration sont supprimés. Les ressources ainsi libérées peuvent être utilisées à d’autres fins ou être complètement éliminées.
4. Des coûts plus bas
Les coûts liés à la location de bureaux sont souvent sous-estimés. La plupart du temps, ils sont plusieurs fois supérieurs au simple loyer. En Suisse, un poste de travail entièrement équipé pour un collaborateur coûte environ 1 500 à 2 000 francs, voire plus selon l’emplacement et l’aménagement. En revanche, les coûts sont nettement inférieurs chez les fournisseurs d’espaces de bureaux flexibles. Un bureau d’équipe pour quatre personnes chez Westhive à Bâle coûte par exemple 3’400 francs. Le prix par poste de travail dans un tel bureau privé est donc de 850 francs. Il est même possible de louer des places fixes individuelles pour 620 francs. Selon la situation et les besoins, on est donc ici nettement moins cher que dans le modèle de location traditionnel.
Conclusion : flexibilité, avantages en termes de coûts et productivité
Les espaces de travail flexibles sont à la mode. Ils offrent de la flexibilité en période d’incertitude économique. Les entreprises peuvent adapter l’espace nécessaire à leurs besoins. Outre les avantages en termes de coûts, ils offrent de nombreuses commodités que les collaborateurs apprécient et qui soulagent le management.
Les avantages de Westhive
- Des délais de résiliation courts créent de la flexibilité.
- Le bureau s’adapte au besoin d’espace – on ne paie que ce dont on a besoin.
- Les extras coûteux, comme les salles de réunion avec équipement pour les vidéoconférences, sont disponibles « à la demande ».
- Il existe des espaces adaptés à chaque situation de travail, de la cabine acoustique à la salle de workshop.
- Des équipements tels qu’un restaurant, une salle de sport ou des douches.