«A great event starts with a great location.» Der Urheber dieses Zitats ist uns leider nicht namentlich bekannt, aber wir können ihm nur beipflichten. Die Location ist die Bühne, auf der sich ein Event abspielt. Stimmt die Location, dann ist die Basis für einen erfolgreichen Event bereits gelegt. Nur: Wie findet man die optimale Location – namentlich in einer Stadt wie Zürich, wo es Event Locations gibt wie Kieselsteine in der Limmat?
Sie planen also einen Kunden-Event. Oder eine Generalversammlung. Oder eine Pressekonferenz. Oder einen Product Launch. Oder ein Weihnachtsessen für Ihr Team. Oder einen Workshop. Oder eine Schulung für Ihre Aussendienst-Mitarbeiter.
Sie erwarten 50 Gäste. Oder auch 200 Gäste. Sie brauchen kein Hallenstadion, aber das Stübli im Restaurant Löwen ist definitiv zu klein (und zu spiessig). Also eine mittelgrosse Location, die flexibel erweiterbar sein sollte, falls die Anmeldungen zahlreicher eintreffen sollten als erwartet.
Checkliste für Event Locations
Wie finden Sie diese Location? Falls Sie nicht zufällig auf eine persönliche Empfehlung zurückgreifen können, werden Sie wahrscheinlich zuerst einmal nach «Event Location Zürich 100 Personen» googeln. Das Ergebnis ist überwältigend und wenig hilfreich, weil viel zu breit: Die Palette dürfte von der Waldhütte bis zum Dolder Grand reichen, was mutmasslich beides nicht in Frage kommt (wenn auch aus unterschiedlichen Gründen).
Sie brauchen also einige zusätzliche Kriterien, mit denen Sie Ihre Google-Suche eingrenzen können. Was muss eine gute Event Location bieten? Was sind absolute No-Gos? Lassen Sie uns eine Checkliste für Event Locations erstellen.
Kriterium 1: Lage, Lage, Lage
Natürlich könnten Sie Ihren Event im Dreieck zwischen der Kehrichtverbrennung Hagenholz, dem Autobahn-Dreieck Zürich-Ost und der Schrebergartenanlage Glattbrugg durchführen. Zürich hat allerdings attraktivere Ecken zu bieten, die zudem deutlich besser erreichbar sind. Womit wir beim ersten Kriterium für jeden Veranstaltungsort sind: die Lage. Eine gute Anbindung an den öffentlichen Verkehr ist Pflicht – insbesondere in einer Stadt wie Zürich, wo Parkplätze rar sind und man mit den VBZ oft schneller ans Ziel kommt als im Privatwagen.
Aber auch die Umgebung ist nicht zu vernachlässigen: Der Stadtrand hat durchaus seine Qualitäten, aber für einen Event werden Sie eher eine Location in den urbaneren Kreisen 1, 2, 4 oder 5 suchen. Gerade das ehemalige Industriequartier bietet hier viele interessante Optionen vor vielfältiger Kulisse.
Kriterium 2: Kapazität
Das erste, was man Sie bei der Miete einer Event Location fragen wird, ist die Anzahl der Gäste, die Sie erwarten. Idealerweise finden Sie einen Raum, der für exakt so viele Personen dimensioniert ist. Denn ein zu grosser Raum lässt keine Stimmung aufkommen und Ihren Event wie ein Misserfolg wirken. Und ein zu kleiner Raum führt schnell einmal zu Chaos, was man unbedingt vermeiden möchte.
Was aber, wenn Sie noch nicht wissen, mit wie vielen Anmeldungen Sie rechnen können? In diesem Fall sollten Sie eine Örtlichkeit wählen, die sich (innerhalb vernünftiger Grenzen) der Länge Ihrer Gästeliste anpassen kann. Variable Möblierung, verschiebbare Raumteiler und Zusatzräume sind die Stichwörter dazu.
Kriterium 3: Luft & Licht
Eine gute Event-Location muss sicherstellen, dass sich die Teilnehmer physisch wohl fühlen. Luft und Licht spielen hier eine zentrale Rolle.
Falls es sich nicht um einen Raum mit Tageslicht und normalen Fenstern (die man öffnen kann) handelt, sollten Sie ein besonders Auge auf die Klimaanlage und die Beleuchtung haben. Denn wenn Sie die optimale Betriebstemperatur des Menschen nur um ein paar Grad über- und unterschreiten, wird sich das zwangläufig auf die Begeisterung Ihrer Gäste auswirken. Dasselbe gilt für schlechtes Kunstlicht, das die Anwesenden rasch ermüdet.
Kriterium 4: Audio & Video
Bei Events geht es immer um Kommunikation. Bestimmt möchten Sie Ihren Gästen etwas erzählen oder präsentieren. Sie brauchen also Mikrofone, Lautsprecher und noch ein paar Komponenten dazwischen, damit alle Anwesenden verstehen, was Sie zu sagen haben.
Bestimmt haben Sie auch ein Video oder eine PowerPoint-Präsentation dabei. Sie brauchen also einen leistungsstarken Beamer plus Leinwand oder aber einen Grossbildschirm, der seinen Namen verdient.
Mit all dieser Technik möchten Sie sich allerdings nicht selbst herumschlagen müssen, sondern einen AV-Techniker vor Ort wissen, der Sie unterstützt und vor peinlichen Pannen bewahrt. Auch der Techniker gehört also auf die Checkliste.
Übrigens: Wir hätten da einen Tipp…
Westhive betreibt in Basel, Genf und Zürich hochwertige Event Locations mit modernster Infrastruktur und einem engagierten Team.
Event Location Genf Pont-Rouge
Event Location Zug Tech Cluster
Kriterium 5: Ambiente
Haben Sie schon einmal an einer Veranstaltung in einem mittelprächtigen Provinzgasthof oder einem zweitklassigen Flughafenhotel teilgenommen? Und kann es sein, dass Ihre Erinnerung an diese Veranstaltung nicht nur positiv ist?
Zugegeben: Ein cooler Raum allein macht noch keinen coolen Event. Aber eine sterile Location mit 80er-Jahre-Mief wird definitiv keine Stimmung aufkommen lassen. Stellen Sie also unbedingt sicher, dass die Event Location das ausstrahlt, was Sie mit dem Event vermitteln möchten.
Kriterium 6: Catering
Auch ein gutes Catering trägt massgeblich zum Erfolg Ihres Events bei. Psychologisch betrachtet ist es ist ein Zeichen der Wertschätzung gegenüber Ihren Gästen, wenn Sie ihnen Getränke, Gipfeli, Häppchen, Früchte oder gar ein komplettes Flying Dinner offerieren. Physiologisch betrachtet stellt es sicher, dass Hydrierung und Blutzuckerspiegel im optimalen Bereich bleiben. So geniessen Sie die volle Aufmerksamkeit der Teilnehmenden und schaffen die Voraussetzungen für ein lebhaftes Networking.
Idealerweise können Sie Räumlichkeiten und Catering beim gleichen Anbieter buchen – das eliminiert jegliche Friktionen und ist tendenziell auch finanziell attraktiver. Im allerbesten Fall kommt das Catering aus der hauseigenen Küche und wird nicht irgendwo zugekauft.
Kriterium 7: Beratung & Betreuung
Ob Ihr Event stressfrei und erfolgreich verläuft, hängt nicht zuletzt davon ab, wie gut Sie beraten und betreut werden. Eine gute Event Location vermietet nicht nur Räume, sondern berät Sie auch bei der Planung Ihrer Veranstaltung, damit Sie an alle wichtigen Dinge denken. Und wenn dann der grosse Tag kommt, dann drückt man Ihnen nicht bloss die Schlüssel in die Hand und überlässt Sie Ihrem Schicksal, sondern es ist während des gesamten Events jemand vor Ort, der Sie mit Rat und Tat unterstützt.
Fragen Sie also bereits beim ersten Kontakt danach, wer Ihre Ansprechperson ist und ob diese auch während des Events vor Ort ist.