«A great event starts with a great location.» Malheureusement, nous ne connaissons pas le nom de l’auteur de cette phrase, mais nous ne pouvons qu’être d’accord avec lui. Le site est la scène sur laquelle se déroule un événement. Si le site convient, la base d’un événement réussi est déjà posée. Mais comment trouver le lieu idéal, surtout dans une ville comme Zurich, où les lieux d’événements sont encore plus nombreux que les banques ?
Vous planifiez donc un événement pour vos clients. Ou une assemblée générale. Ou une conférence de presse. Ou un lancement de produit. Ou un repas de Noël pour votre équipe. Ou un séminaire. Ou une formation pour vos collaborateurs du service extérieur.
Vous attendez 50 invités. Ou même 200 invités. Vous n’avez pas besoin d’un Hallenstadion, mais le Stübli du restaurant Löwen est définitivement trop petit (et trop guindé). Il s’agit donc d’un lieu de taille moyenne, qui devrait pouvoir être agrandi de manière flexible si les participants devaient être plus nombreux que prévu.
Check-list pour les lieux d’événements
Comment trouver ce lieu ? Si vous n’avez pas de recommandation personnelle, vous commencerez probablement par googler «lieu de l’événement Zurich 100 personnes». Le résultat est accablant et peu utile, car beaucoup trop large : La palette devrait s’étendre de la cabane de la forêt au Dolder Grand, qui ne sont probablement ni l’un ni l’autre envisageables (bien que pour des raisons différentes).
Vous avez donc besoin de quelques critères supplémentaires qui vous permettront d’affiner votre recherche sur Google. Que doit offrir un bon lieu d’événement ? Quels sont les «no-go» absolus ? Créons une liste de contrôle pour les lieux d’événements.
Critère 1 : lieu, lieu, lieu
Bien sûr, vous pourriez organiser votre événement dans la zone située entre l’incinérateur Hagenholz, le triangle autoroutier de Zurich-Est et les jardins ouvriers de Glattbrugg. Zurich a toutefois des coins plus attrayants à offrir, qui sont en plus beaucoup plus faciles d’accès. Ce qui nous amène au premier critère pour tout lieu de manifestation : le lieu. Une bonne connexion avec les transports publics est obligatoire – surtout dans une ville comme Zurich, où les places de parking sont rares et où l’on arrive souvent plus vite à sa destination avec les VBZ qu’en voiture privée.
Mais l’environnement n’est pas non plus à négliger : La périphérie de la ville a certes des qualités, mais pour un événement, vous chercherez plutôt un lieu dans les arrondissements plus urbains 1, 2, 4 ou 5. L’ancien quartier industriel, en particulier, offre ici de nombreuses options intéressantes dans un décor varié.
Critère 2 : capacité
La première chose que l’on vous demandera lors de la location d’un lieu d’événement est le nombre d’invités que vous attendez. L’idéal est de trouver une salle dimensionnée pour accueillir exactement ce nombre de personnes. En effet, une salle trop grande ne permet pas de créer une ambiance et donne l’impression que votre événement est un échec. Et une salle trop petite entraîne rapidement le chaos, ce que vous voulez éviter à tout prix.
Mais que faire si vous ne savez pas encore combien d’inscriptions vous pouvez attendre ? Dans ce cas, vous devriez choisir un lieu qui puisse s’adapter (dans des limites raisonnables) à la longueur de votre liste d’invités. Ameublement variable, cloisons amovibles et salles supplémentaires sont les mots clés.
Critère 3 : air et lumière
Un bon lieu d’événement doit garantir que les participants se sentent physiquement à l’aise. L’air et la lumière jouent ici un rôle essentiel.
S’il ne s’agit pas d’une salle bénéficiant de la lumière du jour et de fenêtres normales (que l’on peut ouvrir), vous devez être particulièrement attentif à la climatisation et à l’éclairage. En effet, si vous dépassez ou descendez de quelques degrés seulement la température de fonctionnement optimale de l’être humain, cela aura inévitablement des répercussions sur l’enthousiasme de vos invités. Il en va de même pour une mauvaise lumière artificielle, qui fatigue rapidement les personnes présentes.
Critère 4 : audio et vidéo
Les événements sont toujours une affaire de communication. Vous souhaitez certainement raconter ou présenter quelque chose à vos invités. Vous avez donc besoin de microphones, de haut-parleurs et de quelques autres appareils entre les deux pour que toutes les personnes présentes comprennent ce que vous avez à dire.
Vous avez certainement une vidéo ou une présentation PowerPoint avec vous. Vous avez donc besoin d’un vidéoprojecteur puissant ou alors d’un très grand écran.
Vous ne voulez toutefois pas avoir à vous occuper vous-même de toute cette technique, mais plutôt avoir un technicien audiovisuel sur place qui vous assiste et vous évite des pannes embarrassantes. Le technicien doit donc également faire partie de la liste de contrôle.
Au fait, nous avons un tuyau…
Westhive opère à Bâle, Genève et Zurich des lieux événementiels de première qualité avec une infrastructure ultramoderne et une équipe passionnée.
Centre de conférences Bâle Rosental
Centre de conférences Genève Pont-Rouge
Centre de conférences Zoug Tech Cluster
Criterion 5: Ambience
Avez-vous déjà participé à un événement dans une auberge de province de qualité moyenne ou dans un hôtel d’aéroport de deuxième catégorie ? Et est-il possible que votre souvenir de cet événement ne soit pas que positif ?
Il faut bien l’avouer : Une salle cool ne suffit pas à faire un événement cool. Mais un lieu stérile avec une atmosphère des années 80 ne fera définitivement pas naître l’ambiance. Assurez-vous donc absolument que le lieu de l’événement reflète ce que vous voulez transmettre avec l’événement.
Critère 6 : Restauration
Un bon service de restauration contribue considérablement au succès de votre événement. D’un point de vue psychologique, le fait d’offrir à vos invités des boissons, des croissants, des amuse-bouches, des fruits ou même un flying dinner complet est un signe d’estime envers eux. D’un point de vue physiologique, cela garantit que l’hydratation et le taux de glycémie restent dans les limites optimales. Vous bénéficiez ainsi de toute l’attention des participants et créez les conditions d’un networking animé.
Idéalement, vous pouvez réserver les locaux et le service de restauration chez le même fournisseur – cela élimine toute friction et a tendance à être plus intéressant financièrement. Dans le meilleur des cas, la restauration provient de la cuisine de l’entreprise et n’est pas commandée ailleurs.
Critère 7 : conseil et assistance
Le déroulement sans stress et la réussite de votre événement dépendent en grande partie de la qualité des conseils et de l’encadrement dont vous bénéficiez. Un bon établissement ne se contente pas de louer des salles, il vous conseille également lors de la planification de votre événement afin que vous pensiez à tout ce qui est important. Et lorsque le grand jour arrive, on ne se contente pas de vous remettre les clés et de vous abandonner à votre sort, mais il y a quelqu’un sur place pour vous aider et vous conseiller tout au long de l’événement.
Demandez donc dès le premier contact qui sera votre personne de contact et si elle sera également sur place pendant l’événement.