Le coworking et les solutions d’espace flexible sont actuellement sur toutes les lèvres. S’agit-il d’un simple engouement ou d’une tendance durable ? Un grand nombre d’études internationales montrent clairement qu’il s’agit de cette dernière : une tendance qui est encore alimentée par la crise mondiale COVID-19. Différentes études montrent que la part des bureaux flexibles augmentera dans les prochaines années pour atteindre 10 à 20 %.
Indépendamment de cela, il vaut la peine d’examiner la situation de manière objective pour voir si une solution flexible est également envisageable pour votre entreprise. Les critères suivants aident à la prise de décision.
1. Croissance rapide de l’entreprise
Les entreprises à croissance rapide ont besoin d’un espace qui grandisse avec elles. Il est difficile, voire impossible, de prévoir à l’avance et de manière réaliste cet espace pour les 5 à 10 prochaines années. Souvent, les prévisions de croissance sont surestimées, mais parfois aussi sous-estimées. Or, rien n’est plus coûteux que de construire et d’entretenir des emplois en réserve
2. Effet de transformation numérique – stratégie incertaine à long terme
L’avancée de la numérisation a désormais une grande influence sur les processus commerciaux les plus divers dans la plupart des secteurs. Il en résulte que les activités classiques sont soit automatisées, soit externalisées vers des partenaires. Cela permet aux entreprises de se concentrer davantage sur les tâches essentielles de l’entreprise, ce qui permet d’augmenter la productivité avec moins de collaborateurs.
En outre, l’accélération croissante de la transformation numérique entraîne une incertitude significative quant à la stratégie à long terme de l’entreprise. L’horizon de planification est de plus en plus court et le mot-clé « agile » a par conséquent gagné en importance dans la plupart des entreprises.
Ces points plaident en faveur d’une solution bureautique flexible, car une telle solution permet d’adapter rapidement et facilement les besoins en espace, indépendamment de la stratégie future et du développement de l’entreprise.
3. Lean management – focalisation sur l’activité principale
Avoir son propre bureau est une chose formidable, mais cela devient souvent l’accessoire le plus important du quotidien des affaires. Et ce, toujours au moment où l’on devrait se concentrer exclusivement sur l’activité principale. Dans les phases de forte croissance, mais aussi dans les phases de recul, l’espace de bureau devient soudain le point central de l’ordre du jour de la réunion de la direction, alors que c’est justement à ce moment-là que l’on devrait se concentrer davantage sur ses clients. Le travail d’un Facility Manager, d’un Real Estate Scout ou d’un sous-bailleur est un dévoreur de temps et détourne l’attention des tâches primaires, celles qui créent de la valeur.
4. Transparence et contrôle des coûts
Avoir ses propres bureaux coûte souvent plus cher qu’on ne le pense, et pas seulement à cause des coûts directs comme le loyer. Il existe une longue liste de coûts indirects qui sont fortement sous-estimés ou tout simplement oubliés lors d’un déménagement de planification. Les frais de location purs ne représentent généralement que 30 à 35 du total des frais de bureau. Sans parler des coûts supplémentaires liés aux réserves d’espace, qu’il faut prendre en compte dès le départ pour que le bureau puisse supporter une éventuelle croissance future.
5. Accessibilité – mieux vaut utiliser que posséder
Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous n’avez souvent pas assez de salles de réunion et d’ateliers, elles sont trop grandes, trop petites ou tout simplement vides depuis longtemps. La plupart des entreprises aimeraient disposer de salons, de leur propre bistrot, de vastes espaces extérieurs, d’une cuisine pour les événements d’équipe ou d’une salle de podcast, mais il est rare qu’une seule entreprise puisse se le permettre. Pour les membres d’un espace de coworking moderne, ces « perks » uniques deviennent soudain réalité. En effet, l’idée de l’économie de partage augmente significativement la qualité du bureau.
6. Nouvelle collaboration – l’échange est une pure source d’inspiration
Les échanges informels pendant la pause-café ou le déjeuner sont souvent considérés comme une source de nouvelles idées et d’innovation. Dans un espace de coworking avec des membres très différents (et pas seulement des collaborateurs de la propre entreprise), ces discussions importantes deviennent encore plus intéressantes, car la vision en tunnel propre à l’entreprise, souvent mentionnée, est éliminée.
7. La guerre des talents – l’attractivité des employeurs
Aujourd’hui, les entreprises à la recherche de collaborateurs hautement qualifiés doivent proposer un certain nombre d’avantages. Et ce, qu’il s’agisse d’une start-up ou d’une entreprise bien établie. Outre la situation centrale de l’entreprise, les millenials, très courtisés, mentionnent volontiers l’attractivité du lieu de travail proprement dit comme motif de décision d’accepter un emploi.
8. Main-d’œuvre mobile – modèles de postes de travail hybrides
Sous l’impulsion de la numérisation et de l’augmentation de la mobilité qui en découle, nous pouvons aujourd’hui travailler de partout. Cela conduit inévitablement à des modèles de postes de travail hybrides, qui sont encore accélérés par la pandémie Covid. Cela signifie qu’à l’avenir, une entreprise aura besoin de moins de postes de travail plutôt que de plus, mais que ceux-ci pourront être « gérés » de manière flexible. En outre, le besoin d’une infrastructure moderne de réunions et d’ateliers augmente, afin de pouvoir malgré tout travailler ponctuellement avec tous les collaborateurs.
Sources :