Trouver des salles de réunion à Genève pour une réunion, un atelier ou un événement

Vous souhaitez réserver une salle pour une réunion ou un événement client dans la ville des bords du lac Léman ? Il faut y penser.

La ville de Genève constitue un point de rencontre optimal dans la région du lac Léman si vous prévoyez une réunion avec des clients ou des partenaires commerciaux. Elle se distingue par son excellente infrastructure de transport et est facilement accessible en voiture, en train ou en avion. Qu’il s’agisse d’une présentation de produit, d’une réunion de direction, d’un atelier, d’une rencontre associative, d’une réunion, d’une conférence ou de tout autre événement, vous trouverez à Genève une multitude de locaux adaptés aux occasions les plus diverses.

Qu’est-ce qui est important lorsque vous réservez une salle ? Ce sont souvent les détails qui font la plus grande différence. Les facteurs importants sont bien sûr le prix, l’emplacement, la taille de la salle, l’équipement technique et les services proposés. Mais pour qu’une réunion soit réussie, il faut plus que cela. Si vous êtes actuellement à la recherche d’un lieu approprié pour votre prochain événement, vous trouverez dans cet article quelques conseils et idées utiles.

Emplacement, emplacement, emplacement – également décisif pour les locaux destinés aux réunions, conférences, assemblées

L’emplacement est la première chose à clarifier lorsque vous louez une salle. Genève offre certes de nombreuses options, mais toutes ne sont pas accessibles de la même manière pour tous les participants. C’est particulièrement vrai si les invités viennent de différentes régions ou même de l’étranger proche. Il est essentiel de choisir un lieu central, facilement accessible par les transports publics, bien desservi par l’autoroute et disposant de suffisamment de places de parking.

Les salles de conférence et de réunion situées à proximité de la gare CFF de Genève-Cornavin sont un bon choix si vos invités arrivent en train. De là, la ville de Genève et la promenade au bord du lac ne sont pas loin. Les quartiers d’affaires, les offres de shopping et les points forts culturels sont ici proches les uns des autres.

Grâce au réseau ferroviaire, d’autres quartiers sont également très bien desservis par les transports publics, en particulier le quartier en plein essor situé à la frontière de la ville de Genève, autour de la gare de Lancy-Pont-Rouge. Au sud du Rhône, peu d’endroits sont aussi bien desservis par les transports et aussi facilement accessibles depuis la zone frontalière française. C’est pourquoi Pont-Rouge est un site idéal pour les conférences et les réunions de grande envergure. C’est notamment le cas lorsque le parc d’exposition de Palexpo n’entre pas en ligne de compte en raison de sa taille et de sa situation à proximité de l’aéroport international de Genève Cointrin.

Event Location Westhive Genève Pont-Rouge

Prévoyez des surprises : Les salles de conférence et de réunion doivent être flexibles

Pour qu’un événement soit réussi, il est essentiel de louer une salle qui s’adapte de manière flexible aux différents besoins. Peut-être des invités supplémentaires inattendus viendront-ils assister à votre présentation ? Choisissez une salle suffisamment grande pour prévoir des sièges supplémentaires. Un orateur préfère-t-il un certain type de sièges ? Veillez à ce que la salle permette différentes variantes de disposition des sièges. Le travail en petits groupes est-il prévu lors d’un atelier ? Veillez à ce qu’il y ait suffisamment d’espace et que l’équipement soit adapté.

Technologie pour les événements virtuels et hybrides

Les réunions virtuelles et hybrides ont pris de l’importance depuis la pandémie de Corona. Lorsque vous réservez une salle de réunion, n’oubliez pas que les participants seront peut-être connectés en ligne. Veillez à disposer d’un équipement vidéo et audio moderne ainsi que d’une connexion WiFi et Internet stable. N’oubliez pas que la qualité audio est souvent plus importante que la qualité de l’image et vérifiez donc particulièrement les microphones et les haut-parleurs. Pour les réunions importantes, prévoyez impérativement une répétition générale afin de tester le bon fonctionnement de la technique. Demandez également si une assistance technique serait disponible à court terme pendant la réunion.

Pour que vos participants se sentent bien : La bonne lumière, de l’air frais et la température idéale

Le bien-être physique des participants a une grande influence sur le succès d’une réunion, et cet aspect est souvent sous-estimé. Les personnes ont besoin de suffisamment de lumière, d’oxygène et d’une température agréable pour pouvoir se concentrer et développer une attitude positive. Lors du choix d’un lieu de réunion, veillez à ce qu’il y ait un éclairage naturel, une possibilité d’aération et une température ambiante réglable, que vous planifiiez une formation interne, un événement client, une réunion de conseil d’administration ou un atelier créatif. Une salle idéale bénéficie de la lumière du jour grâce à des fenêtres que l’on peut ouvrir, mais aussi obscurcir si on le souhaite. Une lumière artificielle agréable pour le soir est également indispensable.

Dans l’intérêt de votre budget : Faites attention aux suppléments et aux frais d’annulation

À première vue, la location d’une salle de réunion semble simple : on paie un montant fixe par heure ou par jour. Mais en réalité, de nombreux facteurs peuvent influencer le prix final. Il est donc conseillé de toujours lire les petits caractères pour savoir si des frais supplémentaires sont à prévoir pour l’équipement audio et vidéo, l’assistance technique, les boissons, la restauration ou les fournitures de bureau. Dans un monde qui évolue rapidement, il est également important de clarifier les conditions d’annulation : Dans quel délai l’annulation doit-elle être effectuée pour ne pas avoir à payer de frais, et à quels frais faut-il s’attendre si l’on ne respecte pas le délai d’annulation ?