Sie möchten einen Raum für eine Sitzung oder einen Kunden-Event in der Stadt am Genfersee buchen? Das gilt es zu bedenken.
Die Stadt Genf bietet sich als optimaler Treffpunkt in der Region des Lac Léman an, wenn Sie ein Meeting mit Kunden oder Geschäftspartnern planen. Sie zeichnet sich durch ihre exzellente Verkehrsinfrastruktur aus und ist einfach mit dem Auto, dem Zug oder dem Flugzeug erreichbar. Egal, ob für eine Produktpräsentation, eine Geschäftsleitungssitzung, einen Workshop, eine Vereinstreffen, ein Meeting, eine Konferenz oder eine sonstige Veranstaltung – in Genf finden Sie eine Vielzahl an passenden Räumlichkeiten für verschiedenste Anlässe.
Was ist wichtig, wenn Sie einen Raum reservieren? Oft sind es die Details, die den grössten Unterschied machen. Wichtige Faktoren sind natürlich der Preis, der Standort, die Raumgrösse, die technische Ausstattung und die Serviceangebote. Doch für ein erfolgreiches Meeting braucht es mehr als das. Wenn Sie gerade auf der Suche nach einem geeigneten Ort für Ihre nächste Veranstaltung sind, dann finden Sie in diesem Artikel einige hilfreiche Tipps und Ideen.
Standort, Standort, Standort – auch bei Räumlichkeiten für Tagungen, Konferenzen, Versammlungen entscheidend
Der Standort ist das Erste, was geklärt werden sollte, wenn Sie einen Raum mieten. Genf bietet zwar viele Optionen, doch nicht alle sind für jeden Teilnehmer gleich gut erreichbar. Dies gilt insbesondere, wenn die Gäste aus unterschiedlichen Regionen oder gar aus dem nahen Ausland anreisen. Es ist essentiell, einen Ort zu wählen, der zentral liegt, gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen ist, eine gute Autobahnanbindung hat und über ausreichend Parkplätze verfügt.
Konferenz- und Tagungsräume in der Nähe des SBB-Bahnhofs Genève-Cornavin sind eine gute Wahl, wenn Ihre Gäste mit dem Zug anreisen. Von dort ist es nicht weit in die Genfer City und an die Seepromenade. Geschäftsviertel, Shopping-Angebote und kulturelle Highlights liegen hier nahe beieinander.
Dank dem S-Bahn-Netz sind aber auch andere Stadtteile hervorragend an den Öffentlichen Verkehr angebunden, insbesondere das aufstrebende Quartier an der Genfer Stadtgrenze rund um den Bahnhof Lancy-Pont-Rouge. Südlich der Rhone gibt es nur wenige Orte, die verkehrstechnisch ähnlich gut erschlossen und auch aus dem französischen Grenzgebiet gut erreichbar sind. Gerade für grössere Konferenzen und Tagungen bietet sich deshalb Pont-Rouge als Standort an. Dies gilt insbesondere, wenn das Messeglände Palexpo aufgrund seiner Grösse und Lage beim internationalen Flughafen Genf Cointrin nicht in Frage kommt.
Event Location Westhive Genf Pont-Rouge
Suchen Sie Räumlichkeiten für einen Anlass in der Stadt Genf mit einer perfekten Anbindung an den öffentlichen Verkehr?
Das Westhive direkt beim Bahnhof Lancy-Pont-Rouge bietet eine vielfältige, top-moderne Infrastruktur für Events jeder Art. Alle Räume überzeugen durch hochwertige Technik und ansprechendes Design. Das Highlight ist «Le Rooftop» mit der angrenzenden Dachterrasse im 6. Stock.
Sorgen Sie für Überraschungen vor: Räumlichkeiten für Konferenzen und Tagungen müssen flexibel sein
Für den Erfolg einer Veranstaltung ist es entscheidend, einen Raum zu mieten, der sich flexibel an unterschiedliche Bedürfnisse anpassen lässt. Vielleicht kommen unerwartet zusätzliche Gäste zu Ihrer Präsentation? Wählen Sie einen Raum, der gross genug ist, um weitere Sitzgelegenheiten bereitzustellen. Bevorzugt ein Sprecher eine bestimmte Bestuhlung? Stellen Sie sicher, dass der Raum verschiedene Bestuhlungsvarianten ermöglicht. Ist bei einem Workshop die Arbeit in Kleingruppen geplant? Achten Sie auf genügend Raum und passende Ausstattung.
Technik für virtuelle und hybride Veranstaltungen
Virtuelle und hybride Meetings haben seit der Corona-Pandemie an Bedeutung gewonnen. Wenn Sie einen Besprechungsraum reservieren, bedenken Sie, dass Teilnehmer möglicherweise online zugeschaltet sein werden. Achten Sie auf moderne Video- und Audiotechnik sowie stabiles WiFi und Internet. Bedenken Sie, dass die Audioqualität oft wichtiger ist als die Bildqualität und überprüfen Sie deshalb insbesondere die Mikrofone und Lautsprecher. Für wichtige Meetings sollten Sie unbedingt eine Generalprobe einplanen, um die Funktionsfähigkeit der Technik zu testen. Fragen Sie auch nach, ob während des Meetings ein technischer Support kurzfristig verfügbar wäre.
Damit sich Ihr Teilnehmer wohlfühlen: Das richtige Licht, frische Luft und die ideale Temperatur
Das körperliche Wohlbefinden der Teilnehmerinnen und Teilnehmer hat einen grossen Einfluss auf den Erfolg eines Meetings, und das wird häufig unterschätzt. Menschen benötigen genügend Licht, ausreichend Sauerstoff und eine angenehme Temperatur, damit Sie sich konzentrieren und eine positive Haltung entwickeln können. Achten Sie bei der Auswahl eines Veranstaltungsortes auf natürliche Beleuchtung, die Möglichkeit zur Belüftung sowie auf eine regulierbare Raumtemperatur – egal ob sie eine interne Weiterbildung, einen Kunden-Event, eine Verwaltungsratssitzung oder einen Kreativ-Workshop planen. Ein idealer Raum hat Tageslicht durch Fenster, die man auf Wunsch öffnen, aber auch verdunkeln kann. Angenehmes Kunstlicht für die Abendstunden ist ebenfalls ein Muss.
Im Interesse Ihres Budgets: Achten Sie auf Zuschläge und Stornierungsgebühren
Auf den ersten Blick scheint die Anmietung eines Veranstaltungsraumes einfach: Man zahlt einen festgelegten Betrag je Stunde oder Tag. Doch in der Realität können zahlreiche Faktoren den endgültigen Preis beeinflussen. Es ist daher ratsam, sich stets mit dem Kleingedruckten auseinanderzusetzen, um herauszufinden, ob für Audio- und Video-Equipment, technischer Support, Getränke, Verpflegung oder Büromaterialien extra Kosten anfallen. In einer sich schnell wandelnden Welt ist es ebenso wichtig, die Bedingungen für eine Stornierung zu klären: Bis wann muss eine Absage erfolgen, um keinerlei Gebühren zu zahlen, und mit welchen Kosten müssen Sie rechnen, falls Sie die Stornierungsfrist nicht einhalten?
Checkliste für die Raummiete
Kapazität – Reicht der Platz für die angemeldeten Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus – und zwar auch dann, wenn Sie ein paar unangemeldete Gäste mehr haben?
Lage – Ist der Ort für alle Teilnehmer gut erreichbar – und zwar sowohl mit dem Öffentlichen Verkehr als auch mit dem Privatfahrzeug? Und wie steht es um die Barrierefreiheit für Menschen mit Behinderungen?
Kosten – Was ist (abgesehen von der eigentlichen Raummiete) im Preis inbegriffen? Zahlen Sie für technisches Equipment wie Mikrofone, Lautsprecheranlage oder Beamer extra? Welche Tarife gelten für Getränke, Büromaterial und ähnliches? Und wie sehen die Konditionen aus, falls Sie den vereinbarten Termin absagen oder verschieben müssen?
Flexibilität – Können Sie Ihre Buchung problemlos verlängern, falls ein Meeting länger dauert als geplant? Und können Sie kurzfristig einen weiteren Raum dazumieten, falls während eines Workshops das Bedürfnis entsteht, in kleineren Gruppen zu arbeiten?
Ausstattung – Ist die typische technische Infrastruktur (Video-Beamer, Grossbildschirm, Videokonferenztechnik, Audio-Anlage, Internet über WLAN) vorhanden?
Verpflegung – Stehen jederzeit die grundlegenden Getränke (Wasser, Kaffee, Tee) zur Verfügung, damit Ihre Gäste wach bleiben und nicht dehydrieren? Können Sie bei Bedarf auch eine Zwischenverpflegung bestellen, falls eine Sitzung länger dauert? Kann der Vermieter bei Bedarf auch das Catering für einen Apéro oder ein Flying Dinner bereitstellen?
Raumeinrichtung – Lässt sich die Raumaufteilung variieren, falls es Ihr Anlass erfordert? Lässt sich das Mobiliar einfach und ohne Einschränkungen verschieben?
Licht & Klima – Hat der Raum Tageslicht? Ist die künstliche Beleuchtung angenehm und anpassbar? Lässt sich die Raumtemperatur regeln? Kann man den Raum lüften?