Der ideale Meeting-Raum

Worauf Sie achten sollten, wenn Sie einen Meeting-Raum buchen

Ob ein Meeting inspirierend und produktiv ist oder reine Zeitverschwendung, hängt von vielen Faktoren ab: vom Thema, von den Teilnehmern, von der Gesprächsführung, von der Vorbereitung und vom Zeitmanagement beispielsweise.

Auch die räumliche Umgebung spielt eine wichtige Rolle – was leider oft vergessen oder ignoriert wird. Ein funktionaler und ansprechender Raum trägt mit dazu bei, dass eine Verhandlung, eine Präsentation, ein Workshop oder eine Sitzung zum Erfolg wird. Was aber macht einen idealen Meeting-Raum aus?

Natürlich gibt es nicht DEN idealen Meeting-Raum – es gibt nur den idealen Raum für einen bestimmten Zweck. Ein Strategie-Workshop, eine Kundenschulung, eine Pitch-Präsentation und eine Verwaltungsratssitzung haben ganz unterschiedliche Anforderungen an einen Raum. «Form Follows Function» heisst auch hier die Devise.

Ein Board Room mit einem riesigen Tisch, wuchtigen Sesseln und einer Videokonferenz-Ausstattung mag genau das Richtige sein für eine Geschäftsleitungssitzung oder eine Vertragsverhandlung – aber um in kleinen Teams kreative Ideen auszuhecken, ist er nicht hilfreich. Ein Schulungsraum mit Seminarbestuhlung eignet sich hervorragend für Frontalunterricht – aber man sollte nicht erwarten, dass so eine rege Diskussion unter den Teilnehmern entsteht.

Für einen wichtigen Anlass lohnt es sich deshalb, den Ort des Geschehens sorgfältig auszuwählen. In diesem Artikel haben wir einige Punkte zusammengestellt, auf die Sie achten sollten, wenn Sie in einem Coworking Space, einem Kongresszentrum, einem Hotel oder einem Gemeinschaftszentrum einen Meeting-Raum buchen.

Die passende Grösse

Das naheliegendste Kriterium bei der Wahl eines Meeting-Raums ist die Grösse. Diese hängt primär von der Anzahl der Teilnehmer ab, aber auch von der Art und Weise, wie man den Raum nutzt. Will man zwischendurch in Gruppen arbeiten, dann braucht man logischerweise mehr Fläche als bei einer kompakten Konferenzbestuhlung. In COVID-Zeiten muss man zudem die Minimalabstände einkalkulieren.

Zu beachten ist, dass ein Meeting-Raum nicht nur zu klein, sondern auch zu gross sein kann. Wenn sich die Teilnehmer in einem Raum verlieren, dann ist es deutlich schwieriger, sie zu einer intensiven Diskussion bzw. Zusammenarbeit zu motivieren. Zudem zahlt man so unnötig viel für die Miete, die sich typischerweise an der Raumkapazität orientiert.

Licht und Klima

Die Beleuchtung, die Raumtemperatur und die Luftqualität haben einen ganz wesentlichen Einfluss darauf, ob wir uns in einem Raum wohlfühlen oder nicht. Tun wir es nicht, dann sinkt unsere Leistungsfähigkeit und -bereitschaft: Wir werden schneller müde, sind unkonzentriert und gereizt – und irgendwann wollen wir nur noch eines, nämlich raus.

Wer eine wichtige Präsentation, einen längeren Workshop oder eine anspruchsvolle Schulung plant, tut also gut daran, auf gutes Licht und gutes Raumklima zu achten. Tageslicht ist immer wertvoll, allerdings braucht es zusätzlich eine gute Beleuchtung, die genügend hell ist und doch nicht blendet. Das kalte Licht von Neonröhren ist für produktives Arbeiten ebenso ungeeignet wie eine schummrige Barbeleuchtung. Für Präsentationen mit Beamer und Leinwand sind zudem Sonnenstoren und dimmbare Lampen zwingend.

Auch die Temperatur muss stimmen. Beginnen die Teilnehmer zu frieren, dann mögen sie irgendwann nicht mehr ausharren; ist es dagegen zu warm, dann werden sie schläfrig. Deshalb sollte man bei Bedarf über ein Thermostat die Raumtemperatur beeinflussen oder ein Fenster öffnen können. Wenn man dagegen einer zentral gesteuerte Klimaanlage ausgeliefert ist, dann kann man nur hoffen, dass diese auch optimal eingestellt ist.

Technische Ausstattung

Natürlich gibt es auch heute noch Meetings, die komplett ohne Technik auskommen. Andererseits ist es inzwischen selbstverständlich, dass man in einem Meeting-Raum sein Notebook an einen Grossbildschirm oder Beamer anschliessen und mit dem Internet verbinden kann. Seit der Corona-Pandemie sind zudem Videokonferenzen und Hybrid-Events an der Tagesordnung, und dafür braucht es zusätzlich eine Kamera, ein Mikrofon und einen Lautsprecher.

Leider keineswegs selbstverständlich ist, dass die Technik so eingerichtet ist, dass sie auf Anhieb funktioniert. Wer vor anderen Menschen präsentieren muss, hat weder Zeit noch Nerven, sich mit umfangreichen Bedienungsanleitungen, fehlenden Adaptern, falsch angeschlossenen Kabeln oder komplexen Schaltpulten herumzuschlagen. Ein guter Meeting-Raum bietet deshalb «Plug and Play» – und für den Fall der Fälle einen kompetenten, jederzeit erreichbaren Support.

WiFi darf man heute in jedem Meeting-Raum erwarten. Kundenfreundliche Anbieter stellen ein offenes WLAN mit ausreichend Bandbreite zur Verfügung. Wenig zeitgemäss ist es hingegen, wenn sich jeder Sitzungsteilnehmer zuerst mit seiner Mobile-Nummer registrieren muss, um den Internet-Zugang freizuschalten, wie man es von gewissen Hotels oder Cafés kennt.

Ergonomie und Flexibilität

Tisch und Stühle findet man selbstverständlich im jedem Meeting-Raum. Bei der Ergonomie und der Flexibilität der Möblierung gibt es allerdings grosse Unterschiede.

Gerade bei längeren Meetings machen bequeme Stühle einen wesentlichen Unterschied. Eine leichte Polsterung, Seitenlehnen und vielleicht sogar dreh- bzw. fahrbare Stühle helfen mit, dass die Teilnehmer länger fit bleiben. Allzu bequem sollten sie allerdings auch nicht sein, damit man nicht in den «Freizeit-Modus» verfällt.

In interessante Variante sind höhenverstellbare Tische. So kann man ein Meeting ganz oder teilweise zu einem Steh-Meeting machen. Erfahrungsgemäss trägt dies dazu bei, dass sich die Diskussionen auf das Wesentliche beschränken und die Meetings so kürzer werden. Zudem sind Menschen im Stehen tendenziell aktiver, als wenn sie sich in einem Stuhl bequem zurücklehnen können.

Ebenso wichtig ist es, dass man den Raum ohne viel Aufwand den eigenen Bedürfnissen anpassen kann. Idealerweise ist das gesamte Mobilar frei beweglich. So kann man beispielsweise schnell von einer Plenums-Diskussion zu Gruppenarbeiten wechseln oder eine Seminarbestuhlung in eine U-Anordung umbauen. Nebst den Tischen und Stühlen sollten auch Whiteboards, Pinnwände und Flipcharts – die selbstverständlich ebenfalls zu einem gut ausgestatteten Meeting-Raum gehören – beweglich sein.

Look and Feel

Wir alle kennen die farbenfrohen, fantasievoll eingerichteten Büroräume von US-amerikanischen Tech-Companies, Werbeagenturen und Startups. Das ist mehr als Marketing: Wir alle haben schon die Erfahrung gemacht, wie demotivierend ein kahles 08-15-Sitzungszimmer sein kann. Ein modern gestalteter Meeting-Raum hingegen hebt die Arbeitsmoral ungemein. Hier spielen Farben und Materialien ebenso eine Rolle wie Möbel, Lampen und Bilder.

Man sollte deshalb niemals einen Meeting-Raum buchen, ohne ihn zumindest auf einem Foto gesehen zu haben. «Foto typähnlich» genügt dabei nicht: Bestehen Sie darauf, dass Sie exakt den Raum erhalten, den Sie auf dem Foto sehen.

Verpflegung und Bewegungsfläche

Gerade bei Workshops, Seminaren und Retraiten, die oft einen ganzen Tag dauern, macht das Verpflegungsangebot einen entscheidenden Unterschied. Eine Kaffeemaschine, Getränke und Früchte sorgen nicht nur für die nötige Zucker-, Koffein- und Flüssigkeits-Zufuhr, sondern wirken sich auch positiv auf die Moral der Teilnehmer aus.

Falls ein Meeting gar über Mittag oder in den Abend hinein dauert, hält man die Teilnehmer durch ein gutes Catering wesentlich besser bei der Stange. Ein attraktives Angebot mit Sandwiches und Salaten hebt in diesem Fall die Stimmung und den Blutzuckerspiegel. Idealerweise kann man ein solches Catering beim Raumvermieter gleich mitbuchen und muss sich dann nicht selbst darum kümmern.

Nebst der Verpflegung helfen auch Pausen mit Bewegung und frische Luft, die Teilnehmer fit zu halten. Dazu braucht es allerdings auch genügend Bewegungsflächen und Aussenbereiche, denn wenn man die Pausen im Meeting-Raum verbringen muss, dann haben sie längst nicht den gleichen Erholungswert.