Ce qu’il faut vérifier lors de la réservation d’une salle de réunion
Qu’une réunion soit inspirante et productive ou qu’elle soit une perte de temps dépend de nombreux facteurs : le sujet, les participants, la façon dont la conversation est gérée, la préparation et la gestion du temps, par exemple.
L’environnement physique joue également un rôle important, ce que nous oublions ou ignorons malheureusement souvent. Une salle fonctionnelle et attrayante contribue à la réussite d’une négociation, d’une présentation, d’un atelier ou d’une réunion. Mais qu’est-ce qui fait une salle de réunion idéale ?
Bien entendu, il n’existe pas de salle de réunion idéale, mais seulement une salle idéale pour un objectif particulier. Un atelier stratégique, une session de formation pour les clients, une présentation de pitch et une réunion du conseil d’administration ont tous des exigences très différentes en ce qui concerne la salle. La devise est « la forme suit la fonction ».
Une salle de réunion dotée d’une immense table, de fauteuils encombrants et d’un équipement de vidéoconférence peut convenir à une réunion de direction ou à une négociation de contrat, mais elle n’est certainement pas utile pour un brainstorming créatif au sein de petites équipes. Une salle avec des sièges de conférence est idéale pour une présentation, mais ne vous attendez pas à ce qu’elle génère des discussions animées entre les participants.
Pour un événement important, il est toujours utile de choisir le lieu avec soin. Dans cet article, nous avons rassemblé quelques aspects à prendre en compte lors de la réservation d’une salle de réunion dans un espace de coworking, un centre de congrès, un hôtel ou un centre communautaire.
La bonne taille
L’élément le plus évident à prendre en compte lors du choix d’une salle de réunion est sa taille. Celle-ci dépend principalement du nombre de participants, mais aussi de l’usage que vous ferez de la salle. Si vous souhaitez parfois travailler en groupe, vous aurez besoin de plus d’espace qu’avec des sièges de conférence compacts. En cas de pandémie, il faut également tenir compte des distances minimales.
Il convient également de noter qu’une salle de réunion peut être non seulement trop petite, mais aussi trop grande. Si les participants se perdent dans la salle, il est beaucoup plus difficile de les motiver à s’engager dans une discussion ou une collaboration intensive. En outre, vous finissez par payer des frais de location plus élevés, qui sont généralement basés sur la capacité de la salle.
Lumière et atmosphère
L’éclairage, la température ambiante et la qualité de l’air ont une influence significative sur le fait que nous nous sentions à l’aise ou non dans une pièce. Si ce n’est pas le cas, nos performances et notre volonté de travailler diminuent : nous nous fatiguons plus rapidement, nous sommes déconcentrés et irritables – et à un moment donné, la seule chose que nous voulons faire, c’est partir.
Quiconque planifie une présentation importante, un atelier de longue durée ou un cours de formation exigeant a tout intérêt à s’assurer d’un bon éclairage et d’un bon climat ambiant. La lumière du jour est toujours précieuse, mais il faut aussi un bon éclairage artificiel qui soit suffisamment lumineux sans pour autant éblouir. La lumière froide des tubes au néon est tout aussi inadaptée à un travail productif que l’éclairage tamisé d’un bar. Pour les présentations avec projecteur et écran, les stores et les lampes à intensité variable sont également obligatoires.
La température de la pièce doit également être idéale. Si les participants commencent à avoir froid, ils n’ont plus envie de persévérer ; si, au contraire, il fait trop chaud, ils s’endorment. C’est pourquoi il est important de pouvoir contrôler la température de la pièce à l’aide d’un thermostat ou en ouvrant une fenêtre. Si, par contre, on est à la merci d’un système de climatisation centralisé, on ne peut qu’espérer qu’il soit bien réglé.
Westhive : des salles de réunion pour tous les besoins
Les espaces de coworking Westhive à Bâle, Genève, Zoug et Zurich offrent des salles ultramodernes pour les réunions, les ateliers et les événements.
Au Hardturm de Zurich, à la Seestrasse de Zurich, au Stettbach Mitte de Zurich, au Rosental de Bâle, au Pont-Rouge de Genève et au Tech Cluster de Zoug, plusieurs douzaines de salles de différentes tailles sont disponibles. Celles-ci peuvent également être louées par des entreprises externes, des organisations et des particuliers, à l’heure ou à la journée, à des prix intéressants.
Une technologie de pointe, un équipement fonctionnel et un design contemporain font du Westhive un lieu de choix pour vos réunions, ateliers et présentations.
Equipement technique
Aujourd’hui encore, il existe des réunions qui se passent totalement de technologie. En revanche, il est évident que les participants à une réunion peuvent connecter leur ordinateur portable à un grand écran ou à un projecteur dans une salle de réunion et le connecter à l’internet. Depuis la pandémie de Corona, les vidéoconférences et les événements hybrides sont également devenus monnaie courante et nécessitent une caméra, un microphone et un haut-parleur.
Malheureusement, il n’est pas du tout certain que la technologie fonctionne du premier coup. Quiconque doit faire une présentation devant d’autres personnes n’a ni le temps ni les nerfs pour s’occuper de manuels d’instructions détaillés, d’adaptateurs manquants, de câbles mal branchés ou de panneaux de commande complexes. Une bonne salle de réunion offre donc un véritable « plug and play » – et, juste au cas où, des assistants compétents disponibles à tout moment.
De nos jours, on peut s’attendre à ce que le WiFi soit présent dans toutes les salles de réunion. Les fournisseurs soucieux de répondre aux besoins de leurs clients proposent des réseaux sans fil ouverts avec une largeur de bande suffisante. Essayez d’éviter les endroits où chaque participant à la réunion doit d’abord s’enregistrer avec son numéro de téléphone portable pour activer l’accès à l’internet, comme c’est le cas dans certains hôtels ou cafés.
Ergonomie et flexibilité
Une table et des chaises sont bien sûr disponibles dans toutes les salles de réunion. Cependant, il existe de grandes différences dans l’ergonomie et la flexibilité du mobilier.
Le confort des chaises fait toute la différence, en particulier pour les réunions de longue durée. Un léger rembourrage, des appuis latéraux et peut-être même des chaises pivotantes ou mobiles contribuent à maintenir l’attention des participants pendant une période plus longue. Cependant, elles ne doivent pas être trop confortables non plus, afin d’éviter que les participants ne tombent en mode « loisir ».
Les tables réglables en hauteur constituent une option intéressante. Elles permettent de transformer une réunion en réunion debout, en tout ou en partie. L’expérience montre que cela permet de limiter les discussions à l’essentiel et donc de raccourcir les réunions. En outre, les gens ont tendance à être plus actifs lorsqu’ils sont debout que lorsqu’ils peuvent s’appuyer confortablement sur une chaise.
Il est également important de pouvoir adapter la pièce à vos besoins sans trop d’efforts. Dans l’idéal, tous les meubles peuvent être déplacés librement. Par exemple, vous pouvez rapidement passer d’une discussion plénière à un travail de groupe ou convertir les sièges d’un séminaire en une disposition en U. Outre les tables et les chaises, les tableaux blancs, les tableaux d’affichage et les tableaux à feuilles mobiles – qui font bien sûr partie d’une salle de réunion bien équipée – doivent également pouvoir être déplacés.
Le look et la convivialité
Nous connaissons tous les bureaux colorés et décorés avec imagination des entreprises technologiques, des agences de publicité et des start-ups américaines. Il ne s’agit pas seulement de marketing : nous avons tous fait l’expérience de la démotivation que peut engendrer une salle de réunion dépouillée (08-15). En revanche, une salle de réunion au design moderne stimule considérablement le moral des employés. Les couleurs et les matériaux y jouent un rôle tout aussi important que le mobilier, les lampes et les tableaux.
Ne réservez donc jamais une salle de réunion sans l’avoir au moins vue en photo. Et insistez pour obtenir exactement la salle que vous voyez sur la photo – et pas seulement une salle de la même catégorie.
Restauration et espace de liberté
En particulier pour les ateliers, les séminaires et les retraites, qui durent souvent toute une journée, l’offre de restauration fait une différence cruciale. Une machine à café, des boissons et des fruits ne fournissent pas seulement l’apport nécessaire en sucre, caféine et liquide, mais ont également un effet positif sur le moral des participants.
Si une réunion se prolonge pendant le déjeuner ou la soirée, une bonne restauration permettra aux participants de rester plus engagés. Dans ce cas, une offre attrayante de sandwichs et de salades améliore l’humeur et le taux de glycémie. Dans l’idéal, vous pouvez réserver ce type de restauration auprès de l’entreprise de location de salles et vous n’aurez plus à vous en occuper vous-même.
Outre la restauration, les pauses avec de l’exercice et de l’air frais contribuent également à maintenir les participants en bonne forme. Pour ce faire, il faut toutefois disposer de suffisamment d’espace pour se déplacer et d’espaces extérieurs, car si les pauses doivent se dérouler dans la salle de réunion, elles n’ont pas la même valeur récréative.