Was Sie bedenken sollten, wenn Sie ein Sitzungszimmer oder eine Event Location buchen
Warum sollten Sie in Basel einen Meeting-Raum mieten? Basel ist ein idealer Ort, um andere Menschen zu treffen: Die Stadt verfügt über eine hervorragende Infrastruktur und ist mit dem Auto, dem Zug oder dem Flugzeug leicht zu erreichen. Ganz gleich, ob Sie eine Kundenpräsentation, eine Vorstandssitzung, einen Workshop, eine Vereinsversammlung, ein Meeting, eine Konferenz oder eine andere Veranstaltung planen: In Basel gibt es zahlreiche Möglichkeiten, die ideale Räumlichkeit für den jeweiligen Zweck zu mieten.
Worauf sollten Sie also achten, wenn Sie einen Raum buchen? Oft sind es die kleinen Dinge, die den Unterschied ausmachen. Preis, Lage, Grösse, technische Ausstattung und Serviceleistungen spielen natürlich eine Rolle – aber damit Ihr Meeting ein voller Erfolg wird, kommt es auf mehr an. Sind Sie gerade auf der Suche nach einem Tagungsraum oder einer Event Location? Dann lesen Sie weiter…
Räumlichkeiten für Tagungen, Konferenzen, Versammlungen mieten: Der Standort ist entscheidend
Das Erste, was man bei einer Raummiete klären sollte, ist: Wo soll sich dieser Raum befinden? Basel bietet viele Möglichkeiten, aber nicht alle sind für jeden leicht erreichbar. Das gilt vor allem dann, wenn die Teilnehmer aus verschiedenen Landesteilen oder sogar aus verschiedenen Ländern anreisen. Es kann eine Herausforderung sein, einen Ort zu finden, der sich im Stadtzentrum befindet, mit öffentlichen Verkehrsmitteln leicht zu erreichen ist, gut an die Autobahn angebunden ist und über genügend Parkplätze verfügt.
Konferenz- und Tagungsräume in der Nähe des SBB-Bahnhofs sind eine gute Wahl, wenn Ihre Gäste mit dem Zug oder Tram anreisen. Von dort ist es nicht weit in die Basler Altstadt mit ihren Einkaufsmöglichkeiten und Restaurants. Auch Kleinbasel, wo sich das Messegelände der Messe Basel befindet, ist gut erreichbar (siehe z.B. Rosental Mitte, wo Westhive den Coworking Space Basel Rosental betreibt). Ein Konferenzzentrum an der Stadtgrenze hingegen könnte eine Alternative sein, wenn Sie eine Veranstaltung planen, zu der die meisten Teilnehmer mit dem Auto anreisen werden. Denken Sie immer daran, dass Basel in zwei Teile geteilt ist: Die Überquerung des Rheins verlängert die Reisezeit und sollte daher auf ein Minimum beschränkt werden.
Überraschungen einplanen: Flexible Konferenzräume und Veranstaltungsorte
Damit eine Sitzung, eine Konferenz oder eine Versammlung ein Erfolg wird, sollten Sie einen Raum buchen, der sich bei Bedarf flexibel anpassen lässt. Vielleicht bringt Ihr Kunde einige zusätzliche Personen zu der Präsentation mit? Achten Sie darauf, einen Tagungsraum zu buchen, der gross genug ist, um zusätzliche Sitzplätze zu bieten. Bevorzugt ein Redner die U-Bestuhlung gegenüber der Klassenzimmer-Bestuhlung? Prüfen Sie, ob Ihr Raum mehrere Sitzordnungen zulässt. Besteht die Möglichkeit, dass ein Workshop die Arbeit in Kleingruppen erfordert (Break-out Sessions)? Suchen Sie nach Räumlichkeiten, wo Platz und Ausrüstung nicht zu knapp bemessen sind.
Moderne Ausrüstung für virtuelle und hybride Meetings
Virtuelle und hybride Meetings wurden während der COVID-Pandemie zur neuen Norm, und sie sind weiterhin wichtig. Wenn Sie einen Besprechungsraum buchen, sollten Sie immer damit rechnen, dass einige Teilnehmer nicht persönlich, sondern online teilnehmen werden. Achten Sie daher auch auf die technische Ausstattung eines Sitzungszimmers und stellen Sie sicher, dass es modernste Videokonferenztechnik, hochwertiges WiFi und Breitband-Internet bietet. Denken Sie daran, dass die Audioqualität in der Regel wichtiger ist als die Videoqualität, obwohl es «Videokonferenz» heisst – achten Sie also auf Mikrofone und Lautsprecher. Und wenn Ihnen eine besonders wichtige Besprechung bevorsteht: Planen Sie eine Probe ein, um sicherzustellen, dass die Ausrüstung wie erwartet funktioniert. Die Moderation einer Sitzung kann manchmal eine Herausforderung sein – die Ausstattung Ihres Sitzungsraums hingegen sollte keine sein. Fragen Sie daher immer, ob während der gesamten Sitzung ein technischer Support vor Ort ist, damit Sie bei Problemen einfach jemanden anrufen können.
Licht, Luft und die richtige Temperatur: Was Ihre Teilnehmer wirklich brauchen
Wir vergessen oft, dass die Qualität einer Sitzung auch vom körperlichen Wohlbefinden der Teilnehmer abhängt. Als menschliche Wesen brauchen wir die richtige Menge an Licht, Sauerstoff und Wärme. Ob Sie einen Veranstaltungsort für eine Kundenpräsentation, eine Geschäftsleitungssitzung, ein Team-Event, einen Strategie-Workshop, eine Schulung oder ein Verkaufsseminar suchen: Achten Sie immer auf Beleuchtung, Belüftung und Kühlung/Heizung. Der ideale Tagungsraum bietet Tageslicht durch Fenster, die bei Bedarf geöffnet werden können, aber auch Jalousien und dimmbares Kunstlicht.
Preisanpassungen vorbehalten: Worauf Sie bei den Kosten achten sollten
Theoretisch ist es ganz einfach, einen Raum für eine Veranstaltung zu mieten: Sie zahlen einen vordefinierten Preis pro Stunde oder Tag. In der Praxis können viele Dinge Einfluss darauf haben, was Sie am Ende bezahlen. Lesen Sie daher immer das Kleingedruckte, um zu prüfen, ob zusätzliche Gebühren für technische Ausrüstung, technischen Support, Getränke, Catering oder Büromaterial anfallen. Und da sich in der heutigen Welt die Dinge schnell ändern können, fragen Sie immer auch nach den Stornierungsbedingungen: Wie lange im Voraus müssen Sie Ihre Buchung stornieren, damit Ihnen keine Kosten entstehen, und wie hoch sind die Kosten, falls Sie diese Frist verpassen?
Checkliste für die Miete eines Sitzungszimmers oder einer Event Location in Basel
Kapazität – Reicht die Kapazität des Raums aus, um allen Teilnehmern Platz zu bieten (auch wenn Sie unerwartete zusätzliche Gäste haben)?
Lage – Ist der Ort für alle Teilnehmer leicht zu erreichen? Gibt es in der Nähe Haltestellen des öffentlichen Verkehrs und Parkmöglichkeiten? Befindet sich der Raum in einer Umgebung, die die Ihrem Anlass entspricht? Wie sieht es mit der Zugänglichkeit für Menschen mit Behinderungen aus?
Preis – Was ist im Preis inbegriffen, wenn es um technische Ausrüstung, Getränke, Büromaterial usw. geht? Wie sehen die Konditionen für eine Rückerstattung aus, wenn Sie Ihr Treffen kurzfristig absagen oder verschieben müssen?
Flexibilität – Was, wenn Ihr Treffen länger dauert als geplant? Können Sie Ihre Buchung problemlos verlängern? Und was ist, wenn Sie zusätzliche Nebenräume benötigen, die Sie nicht im Voraus gebucht haben?
Ausrüstung – Bietet der Raum eine technische Infrastruktur wie Video-Beamer, Grossbildschirm, Videokonferenztechnik, Audio-Anlage?
Verpflegung – Stehen zumindest Wasser, Kaffee und Tee zur Verfügung? Gibt es eine Art Catering-Service, bei dem Sie Croissants, Sandwiches, Salate oder Süßigkeiten bestellen können, falls Sie eine längere Sitzung haben?
Raumeinrichtung – Inwieweit können Sie die Raumaufteilung an Ihre speziellen Bedürfnisse anpassen? Können Sie Tische und Stühle frei verschieben? Was ist, wenn Sie einen Workshop veranstalten, bei dem sich die Teilnehmer in kleinere Gruppen aufteilen, um ein Thema zu diskutieren?
Licht & Klima – Können Sie eine optimale Beleuchtung erreichen? Ist Tageslicht vorhanden? Sind die Lampen dimmbar? Können Sie die Temperatur im Raum selbst regeln? Gibt es Fenster, die geöffnet werden können, um bei Bedarf frische Luft hereinzulassen?