Ce qu’il faut prendre en compte lors de la réservation d’une salle de réunion ou d’un lieu d’événement
Pourquoi louer une salle de réunion à Bâle ? Bâle est un endroit idéal pour rencontrer d’autres personnes : La ville dispose d’une excellente infrastructure et est facilement accessible en voiture, en train ou en avion. Qu’il s’agisse d’une présentation à un client, d’une réunion de conseil d’administration, d’un atelier, d’une réunion d’association, d’une réunion, d’une conférence ou de tout autre événement, Bâle offre de nombreuses possibilités de louer l’espace idéal : Bâle offre de nombreuses possibilités de louer l’espace idéal pour l’événement en question.
A quoi faut-il veiller lors de la réservation d’une salle ? Ce sont souvent les petits détails qui font la différence. Le prix, l’emplacement, la taille, l’équipement technique et les services jouent bien sûr un rôle, mais pour que votre réunion soit un succès total, il en faut plus. Vous êtes à la recherche d’une salle de réunion ou d’un lieu d’événement ? Dans ce cas, lisez ce qui suit…
Louer des locaux pour des réunions, des conférences, des rencontres : l’emplacement est essentiel
La première chose à clarifier lors de la location d’un espace est la suivante : où doit-il être situé ? Bâle offre de nombreuses possibilités, mais toutes ne sont pas facilement accessibles à tous. C’est particulièrement vrai si les participants viennent de différentes régions du pays, voire de différents pays. Il peut être difficile de trouver un lieu situé au centre de la ville, facilement accessible par les transports publics, bien relié à l’autoroute et disposant d’un grand nombre de places de stationnement.
Les salles de conférence et de réunion situées à proximité de la gare CFF sont un bon choix si vos invités arrivent en train ou en tramway. De là, la vieille ville de Bâle, avec ses magasins et ses restaurants, n’est pas loin. Le Petit-Bâle, où se trouve la foire de Bâle, est également facilement accessible (voir, par exemple, Rosental Mitte, où Westhive exploite l’espace de coworking Basel Rosental). En revanche, un centre de conférence situé à l’extérieur de la ville peut être une alternative si vous planifiez un événement pour lequel la plupart des participants se déplaceront en voiture. Gardez toujours à l’esprit que Bâle est divisée en deux parties : la traversée du Rhin augmente le temps de déplacement et doit donc être réduite au minimum.
Prévoir des situations inattendues : des salles de conférence et des lieux de réunion flexibles
Pour assurer le succès d’une réunion, d’une conférence ou d’un rassemblement, vous devez réserver une salle qui peut être adaptée de manière flexible en fonction des besoins. Peut-être votre client vient-il avec quelques personnes supplémentaires pour assister à la présentation ? Assurez-vous de réserver une salle de réunion suffisamment grande pour accueillir des sièges supplémentaires. L’orateur préfère les sièges en U aux sièges de salle de classe ? Vérifiez si votre salle peut accueillir plusieurs types de sièges. Est-il possible qu’un atelier nécessite un travail en petits groupes (séances en petits groupes) ? Recherchez des lieux où l’espace et l’équipement ne sont pas trop restreints.
Un équipement moderne pour les réunions virtuelles et hybrides
Les réunions virtuelles et hybrides sont devenues la nouvelle norme pendant la pandémie de COVID, et elles restent importantes. Lorsque vous réservez une salle de réunion, prévoyez toujours que certains participants seront en ligne plutôt qu’en personne. Soyez donc attentif à l’équipement technique de la salle de réunion et assurez-vous qu’elle dispose d’une technologie de vidéoconférence de pointe, d’un réseau WiFi de haute qualité et d’un accès à l’internet à large bande. N’oubliez pas que la qualité audio est généralement plus importante que la qualité vidéo, même si l’on parle de « vidéoconférence » – assurez-vous donc d’avoir des microphones et des haut-parleurs. Et si vous devez organiser une réunion particulièrement importante, prévoyez une répétition pour vous assurer que l’équipement fonctionne comme prévu. L’animation d’une réunion peut parfois être un défi, mais l’équipement de votre salle de réunion ne doit pas l’être. Demandez donc toujours si l’assistance technique sera présente sur place pendant toute la durée de la session, afin de pouvoir appeler facilement quelqu’un en cas de problème.
De la lumière, de l’air et une température adéquate : ce dont vos participants ont vraiment besoin
On oublie souvent que la qualité d’une session dépend aussi du bien-être physique des participants. En tant qu’êtres humains, nous avons besoin d’une bonne dose de lumière, d’oxygène et de chaleur. Que vous cherchiez un lieu pour une présentation à un client, une réunion de direction, un événement d’équipe, un atelier stratégique, une session de formation ou un séminaire de vente, tenez toujours compte de l’éclairage, de la ventilation et du refroidissement/chauffage : Pensez toujours à l’éclairage, à la ventilation et au refroidissement/chauffage. La salle de réunion idéale offre la lumière du jour grâce à des fenêtres qui peuvent être ouvertes selon les besoins, ainsi que des stores et un éclairage artificiel à intensité variable.
Les prix peuvent être modifiés sans préavis : ce qu’il faut savoir sur les coûts
En théorie, la location d’une salle pour un événement est assez simple : Vous payez un prix prédéfini par heure ou par jour. Dans la pratique, de nombreux éléments peuvent influer sur ce que vous finirez par payer. Lisez donc toujours les petits caractères pour vérifier s’il y a des frais supplémentaires pour l’équipement technique, l’assistance technique, les boissons, la restauration ou les fournitures de bureau. Et comme les choses peuvent changer rapidement dans le monde d’aujourd’hui, renseignez-vous toujours sur les conditions d’annulation : Combien de temps à l’avance devez-vous annuler votre réservation pour éviter les frais, et quels sont les coûts si vous ne respectez pas ce délai ?
Liste de contrôle pour la location d’une salle de réunion ou d’un espace événementiel à Bâle
Capacité – La taille du lieu est-elle suffisante pour accueillir tous les participants (même si vous avez des invités supplémentaires imprévus) ?
Lieu – Le lieu est-il facilement accessible à tous les participants ? Y a-t-il des arrêts de transports publics et des parkings à proximité ? L’espace est-il situé dans un environnement qui convient à votre événement ? Qu’en est-il de l’accessibilité pour les personnes handicapées ?
Prix – Qu’est-ce qui est inclus dans le prix en ce qui concerne l’équipement technique, les boissons, les fournitures de bureau, etc. Quelles sont les conditions de remboursement si vous devez annuler ou reporter votre réunion à court terme ?
Flexibilité – Que se passe-t-il si votre réunion dure plus longtemps que prévu ? Pouvez-vous facilement prolonger votre réservation ? Et si vous avez besoin de salles annexes supplémentaires que vous n’avez pas réservées à l’avance ?
Équipement – La salle dispose-t-elle d’une infrastructure technique telle qu’un vidéoprojecteur, un grand écran, une technologie de vidéoconférence, un système audio ?
Restauration – Y a-t-il au moins de l’eau, du café et du thé à disposition ? Existe-t-il un service de restauration permettant de commander des croissants, des sandwiches, des salades ou des friandises en cas de réunion prolongée ?
Aménagement de la salle – Dans quelle mesure pouvez-vous adapter l’aménagement de la salle à vos besoins spécifiques ? Pouvez-vous déplacer librement les tables et les chaises ? Que se passe-t-il si vous organisez un atelier où les participants se répartissent en petits groupes pour discuter d’un sujet ?
Lumière et atmosphère – Pouvez-vous obtenir un éclairage optimal ? La lumière du jour est-elle disponible ? Les lampes sont-elles graduables ? Pouvez-vous régler vous-même la température de la pièce ? Y a-t-il des fenêtres que l’on peut ouvrir pour faire entrer de l’air frais en cas de besoin ?